الدرس 22 (شرح أنواع العلاقات بين الجداول relationship types ) فى الاكسيس Microsoft access

ماهى العلاقات بين الجداول:

فى قواعد البيانات يتم تقسيم جميع البيانات ذات الصلة فى جدول منفصل ..فيتكون لدينا عدة جداول هذه الجداول هى المكون الأساسي لقاعدة البيانات وهذه الجداول تكون بينها وبين بعضها صلة رابطة من حيث الموضوع ..
فالعلاقة هى ربط بين الجداول المرتبطة مع بعضها البعض ويتم الربط بواسطة حقل المفتاح الاساسي primary key فى الجدول الأول وربطه مع حقل آخر فى الجدول الثانى يسمى مفتاح أجنبي foreign key
فمثلا فى قاعدة بيانات المدرسة يكون لدينا جدول للمعلمين وجدول للطلاب وجدول للفصول ...هذه الجداول إذا أمعنا النظر فيهم نجد أن هناك صلة بين المعلم والطالب وهناك صلة بين الفصل وبين الطالب ومن هنا تنشأ العلاقات بين الجداول

فائدة العلاقات بين الجداول

1- تفادى تكرار البيانات
2- الحفاظ على سرية البيانات وحمايتها عن طريق وضعها فى أكثر من جدول
3- سرعة البحث عن البيانات
4- تعمل العلاقات على تلافي كبر حجم قاعدة البيانات وذلك بمنع التكرار

أنواع العلاقات بين الجداول 

يوجد ثلاثة أنواع رئيسية من العلاقات بين الجداول

1.  العلاقة  واحد إلى واحد وتسمى (رأس برأس)  : one to one
2.  العلاقة واحد إلى متعدد وتسمى ( رأس بأطراف) : one to many
3.  العلاقة متعدد إلى متعدد وتسمى (أطراف بأطراف) :  many to many

أولاً: العلاقة واحد إلى واحد: one to one

تنشأ العلاقة واحد إلى واحد : one to one فى حالة الرغبة فى :-
1- تقسيم الجداول الكبيرة التى تحتوى على عدد كبير من الحقول إلى عدة جداول
2- الحفاظ على سرية البيانات
وفى هذا النوع من العلاقات يكون كل سجل فى الجدول الأول مرتبط بسجل واحد فى الجدول الثاني
ولإنشاء العلاقة واحد إلى واحد بين جدولين :one to one لابد من وجود كلا المفتاح الأساسي فى كلا الجدولين
إنشاء العلاقة واحد إلى واحد : one to one

  إنشاء العلاقة one to one

نريد أن نفصل مثلا نتيجة الطلاب ونضعها فى جدول منفصل كنوع من أنواع الحماية والسرية على هذا الحقل
فنقوم بإنشاء جدول آخر يسمى جدول النتيجة results ونضع في هذا الجدول حقل النتيجة ونقوم بإنشاء حقل مفتاح اساسي يكون مماثل لحقل البيانات فى جدول الطلاب  (اجعل نوع البيانات الخاص بالمفتاح الأساسي فى الجدول الثانى -جدول النتيجة- number) فلا يصح أن يكون الحقلان نوع البيانات فيهما auto number فيؤدى ذلك لحدوث بعض المشكلات عند فرض التكامل المرجعى enforce referential integrity

خطوات إنشاء العلاقة One to one

1- من التبويب database tools اختر relationships
2- من النافذة التى ستظهر أمامك حدد الجداول التى ترغب فى الربط بينها ويمكن تحديد اكثر من جدول بالضغط على مفتاح ctrl من لوحة المفاتيح أثناء التحديد ثم اضغط على add
3 - قم بسحب حقل المفتاح الأساسي فى الجدول الأول جدول الطلاب وإفلاته على حقل المفتاح الأساسي فى الجدول الثاني results
4- يمكن تعديل حقول الربط بين الجدولين من نافذة edit relationships
5- يمكن فرض خاصية التكامل المرجعى enforce referential integrity
6- نضغط على create لإنشاء العلاقة بين الجدولين
7- عند الرغبة فى حذف العلاقة بين الجدولين اضغط كليك يمين على الخط الفاصل بين الجدول (خط العلاقة) واختر delete
8- لتعديل العلاقة بين الجدولين اضغط كليك يمين على الخط الفاصل بين الجدولين (خط العلاقة) واختر edit relationships

فرض التكامل المرجعى enforce referential integrity

التكامل المرجعى: هو مجموعة من القواعد التى يتم تطبيقها على الجداول المرتبطة بحيث تظل العلاقات بين الجداول متكاملة ومتناغمة ويعمل التكامل المرجعى بين الجداول على عدم حدوث أخطاء
فمثلا عند فرض التكامل المرجعى بين جدولين جدول الطلاب وجدول النتيجة يعمل التكامل المرجعى على عدم إمكانية ادخال نتيجة طالب فى جدول النتائج إلا إذا كان هذا الطالب مسجلاً فى جدول الطلاب وكذلك عدم إمكانية حذف سجل فى جدول إذا كانت هناك سجلات مرتبطة به فى جدول أخر مرتبط  وعند حذف سجل فى الجدول الأول يتم حذف جميع السجلات المرتبطة به فى الجدول الثانى cascade delete.ويعمل كذلك التكامل المرجعى على أنه فى حالة تحديث بيانات سجل فى الجدول الأول يتم تحديث جميع السجلات المرتبطة به فى الجدول الثانى cascade delete

تتابع التحديثات وتتابع الحذف cascade update&cascade delete

تتابع التحديثات تعنى أن فى حالة تحديث بيانات الجدول الأول يتم تحديث البيانات المرتبطة تلقائيا فى الجدول الثاني
فمثلا عند الرغبة فى تحديث رقم طالب فى جدول الطلاب يتم تحديث رقم الطالب تلقائيا فى  جدول النتائج
وتتابع الحذف cascade delete تعنى أنه عند حذف سجل  معين فى  الجدول الأول يتم حذف جميع السجلات المرتبطة فى الجدول الثانى

العلاقة One to many (واحد إلى متعدد- رأس بأطراف)

وهى أكثر أنواع العلاقات شيوعا وانتشارا 

وفى العلاقة one to many يكون كل سجل فى الجدول الأول يرتبط بأكثر من سجل فى الجدول الثانى ولكن كل سجل فى الجدول الثانى يرتبط بسجل واحد فى الجدول الأول.

مثل العلاقة بين التلاميذ والفصل فالفصل الواحد يجلس فيه عدد كبير من التلاميذ ولكن التلميذ الواحد يجلس فى فصل واحد 

فالعلاقة هنا علاقة One to many من جهة الفصل One ومن جهة التلاميذ many

ومثل العلاقة بين الدرجات المالية والمعلمين فالمعلم الواحد له درجة مالية واحدة ولكن الدرجة المالية الواحدة ممكن أن يشغلها أكثر من معلم فمن جهة الدرجة المالية One ومن جهة المعلمين Many.

خطوات إنشاء علاقة One to many

1- قم بإنشاء جدول الدرجات المالية financial class وقم بإنشاء المفتاح الأساسي به وليكن اسمه F_ID ونوع البيانات به Number

2- قم بإنشاء جدول المعلمين وقم بوضع مفتاح أجنبي foreign key يمثل المفتاح الأساسي primary key فى جدول الدرجات المالية (financial class ) ويمكن تسميته أى اسم ويستحسن نفس اسم المفتاح الأساسي primary key  فى الجدول الأول حتى يسهل الاستدلال عليه بسهولة F_ID واجعل نوع بياناته Number

لاحظ : أن المفتاح الأجنبي foreign key  يتم إنشاؤه فى داخل الجدول الذى يمثل العلاقة many 

3- من التبويب  database tools اختر relationships

4- من النافذة التى ستظهر أمامك حدد الجداول التى ترغب فى الربط بينها ويمكن تحديد اكثر من جدول بالضغط على مفتاح ctrl من لوحة المفاتيح أثناء التحديد ثم اضغط على add
5 - قم بسحب حقل المفتاح الأساسي فى الجدول الأول جدول الدرجات المالية f_ID وإفلاته على حقل المفتاح الأجنبي فى الجدول الثاني (جدول المعلمين  teachers)  حقل f_ID
6- يمكن فرض خاصية التكامل المرجعى enforce referential integrity
7- نضغط على create لإنشاء العلاقة بين الجدولين

العلاقة many to many (علاقة متعدد إلى متعدد) أو (علاقة أطراف بأطراف)

تكون العلاقة بين الجدولينmany to many حينما يكون كل سجل فى الجدول الأول يرتبط بأكثر من سجل فى الجدول الثانى وكذلك يكون كل سجل فى الجدول الثانى مرتبط بأكثر من سجل فى الجدول الأول

مثل العلاقة بين جدول المعلمين teachers وجدول الدورات التدريبية  courses حيث أن كل معلم ممكن أن يدرس أكثر من دورة تدريبية وكذلك الدورة التدريبية ممكن يدرسها أكثر من معلم

وفى العلاقة many to many نحتاج إلى جدول ثالث يسمى جدول الوصل أو جدول الربط junction table

وفى هذا الجدول يتم وضع المفتاح الأساسي primary key  فى الجدول الأول كمفتاح أجنبيforeign key  ويتم وضع ايضا المفتاح الأساس primary key فى الجدول الثاني كمفتاح أجنبي foreign key وممكن أن يحتوى هذا الجدول على أى حقول أخرى مثل مثلا موعد الدورة.

أى أن العلاقة many to many عبارة عن علاقتين كل منهما one to many

خطوات إنشاء العلاقة Many to Many

1- نقوم بإنشاء جدول الربط junction table  ونضع فيه المفتاح الأساسي primary key  فى الجدول الأول  والمفتاح الأساس فى الجدول الثاني primary key  وكلاهما يعتبر مفتاح أجنبي foreign key فى جدول الربط junction table

2- من التبويب  database tools اختر relationships

3- من النافذة التى ستظهر أمامك حدد الجداول التى ترغب فى الربط بينها ويمكن تحديد اكثر من جدول بالضغط على مفتاح ctrl من لوحة المفاتيح أثناء التحديد ثم اضغط على add
5 - قم بسحب حقل المفتاح الأساسيprimary key  فى الجدول الأول جدول المعلمين T_IDوإفلاته على حقل المفتاح الأجنبي foreign key فى جدول الربط Junction table  التفاصيل details لإنشاء علاقة One to many بين جدول المعلمين وجدول الوصل details
6- قم بسحب حقل المفتاح الأساسي primary key فى جدول الدورات التدربيية C_ID وإفلاته على حقل المفتاح الأجنبي  C_ID فى جدول الربط junction table  والمسمى details
4- يمكن تعديل حقول الربط بين الجدولين من نافذة edit relationships
5- يمكن فرض خاصية التكامل المرجعى enforce referential integrity

6- نضغط على create لإنشاء العلاقة بين الجدولين 

وبهذا نكون أنشأنا العلاقة Many to Many

الدرس 21 (تصدير البيانات export data ) فى الاكسيس Microsoft access

من المزايا الرائعة التى يتميز بها برنامج ميكروسوفت أكسس Microsoft access إمكانية تصدير البيانات إلى العديد من البرامج وبالعديد من التنسيقات المختلفة مثل التصدير إلى الاكسيل excel وبامتداد pdf- rtf- txt وغيرها من الامتدادات

1- تصدير البيانات من الاكسيس Microsoft access إلى الاكسيل excel

لتصدير البيانات من برناج الاكسيس Microsoft access إلى برنامج الاكسيل excel اتبع الخطوات التالية:-
1-قم بتحديد الكائن الذى سيتم تصديره سواء جدول او غير ذلك
2-  من التبويب external data ومن المجموعة export اختر excel
3- سيظهر مربع حوارى من file name قم بتحديد اسم ومسار ملف الاكسيل الذى سيتم إنشاؤه ومن file format قم بتحديد تنسيق وامتداد الملف الذى سيتم انشاؤه
4- عند الرغبة فى احتواء ملف الاكسيل على كافة تنسيقات البيانات الموجودة فى الاكسيس قم بالتحديد امام export data with formatting and layout
5- عند الرغبة فى فتح ملف الاكسيل بعد الانتهاء من تصديره قم بالتحديد أمام Open the destination file after the export operation is complete

ملاحظة:

 يمكن تحديد جزء معين من الجدول لتصديره  إلى الاكسيل excel وفى المربع الحواري اختر export only the selected records

2- تصدير البيانات من الاكسيس microsoft access بالامتداد pdf

بمكن تصدير البيانات من الاكسيس Microsoft access  إلى الامتداد Pdf  وذلك من خلال التبويب external data اضغط على pdf  or xps فيظهر مربع حوارى من file name اختر اسم الملف ويمكن تعيين مسار الملف 

ومن standard publishing online and printing هذا الاختيار مناسب للعرض على مواقع الويب ومناسب للطباعة ومن options يمكن عرض خيارات اضافية

3- التصدير إلى برنامج word  

وذلك بالذهاب إلى التبيوب external data ومن المجموعة export اختر more  ومنها word  ومن المربع الحواري حدد الخصائص التى تريدها مثل اسم الملف ومكان حفظه وامكانية فتح الملف بعد انتهاء عملية التصدير 

الدرس 20 (شرح استيراد البيانات من برنامج الاكسيل excel) في الاكسيس Microsoft access

يمكن استيراد البيانات import data من شيت اكسيل excel work sheet إلى قاعدة بيانات اكسيس Microsoft access وذلك باتباع الخطوات الآتية:-

1- من التبويب external ومن المجموعة import اختر excel
2- من browse قم بتحديد ملف الاكسيل excel الذى تريد استيراد البيانات منه
3-اختر شيت الاكسيل excel sheet الذى ترغب فى استيراده للاكسيس Microsoft access
4- يمكنك استخدام رؤوس الأعمدة فى الاكسيل  excel كاسماء للحقولfields name  فى جدول الاكسيس access table
5- يمكن تعديل اسماء الحقول وتغيير نوع البيانات لكل حقل
6- قم باختيار الحقل الذى تريد استخدامه كمفتاح أساسي primary key أو ترك الأكسيس يضيف حقل جديد كمفتاح أساسي أو عدم استخدام مفتأح اساسي لهذا الجدول.
7- قم بتسمية الجدول بالاسم الذى تريده
8- تلاحظ أنه تم إضافة الجدول إلى قاعدة بيانات الاكسيس Microsoft access database

2- إضافة نسخة من البيانات الموجودة فى الاكسيل excel  إلى جدول فى الاكسيس Microsoft access

يمكن إضافة البيانات الموجودة فى الاكسيل excel إلى أحد الجداول الموجودة بالفعل فى الاكسيس Microsoft access table وذلك عن طريق الخطوات الآتية:-
1- قم بالتأكد من مطابقة أسماء الأعمدة فى الاكسيل excel columns heading بنفس رؤوس الحقول فى جدول الاكسيس الذى تريد إضافة البيانات إليه.
2- من التبويب external ومن المجموعة import اضغط على excel واختر الاختيار الثانى وهو append a copy of the record... وقم بتحديد ملف الاكسيل من browse وقم بتحديد اسم الجدول الذى ستضيف إليه البيانات الموجودة فى شيت الاكسيل excel من append a copy..
3- قم باختيار شيت الاكسيل excel worksheet الذى توجد به البيانات التى تريد إضافتها إلى الجدول فى الاكسيس access
4- قم بالمتابعة وستلاحظ أنه تم إضافة البيانات الى الجدول المحدد فى الاكسيس access

3- عمل ارتباط بين ملف الاكسيل excel  وبين قاعدة البيانات اكسيس Microsoft access database 

يمكن عمل ارتباط للبيانات الموجودة في شيت الاكسيل وبين قاعدة البيانات اكسيس بحيث تظهر هذه البيانات فى الاكسيس وعند تعديلها أو اضافة بيانات لها فى الاكسيل تظهر فى الاكسيس هذه التعديلات
خطوات عمل ارتباط للبيانات  data link بين ملف الاكسيل excel وقاعدة البيانات اكسيس Microsoft access database
1- من التبويب external  ومن المجموعة import اضغط على excel
2- اضغط على الاختيار الثالث link to the data source by creating linked table
3- من browse حدد ملف الاكسيل  excel الذى تريد عمل ربط بينه وبين قاعدة البيانات اكسيس Microsoft access database
4- حدد شيت الاكسيل  excel worksheet الذى تريد عمل ارتباط بينه وبين قاعدة بيانات اكسيس microsoft access database
5- تلاحظ أنه تم إضافة الجدول إلى قاعدة بيانات الاكسيس Microsoft access databae ونلاحظ أنه يمكن التعديل عليه والإضافة فقط من خلال الاكسيل  excel وليس من خلال الاكسيس Microsoft access

الدرس 19(استيراد البيانات import data من قاعدة بيانات أكسيس access ) فى الاكسيس Microsoft access

يمكن استيراد بيانات من قاعدة بيانات أكسيس  micorosoft access أخرى

1- استيراد بيانات من قاعدة بيانات اكسيس  Microsoft access database  إلى قاعدة بيانات اكسيس Microsoft access database

يمكن استيراد بيانات جدول أو مجموعة جداول  او استعلامات أو غير ذلك من عناصر قواعد البيانات database objects من قاعدة بيانات أخرى إلى قاعدة البيانات الحالية فى  الاكسيس Microsoft access  ولعمل ذلك:-
1- انتقل إلى التبيوب external data ,ومن المجموعة import اضغط على أكسيس access
2- يظهر مربع حوارى من file name اضغط على browse لتحديد مسار قاعدة البيانات التى تريد إستيراد عناصرها واضغط على Ok
3- إن كانت قاعدة البيانات database  التى تريد استيراد عناصرها لها كلمة سر ستظهر أمامك شاشة تطلب ادخال كلمة سر قاعدة البيانات
4- تظهر امامك شاشة بها الجداول والاستعلامات والنماذج التى توجد بقاعدة البيانات عند الضغط على options يمكن رؤية المزيد من الخصائص الخاصة باستيراد البيانات.
4- حدد الجدول الذى تريد استيراده إلى قاعدة البيانات الحالية current database
5- تلاحظ وجود تبويبات اخرى مثل query لاستيراد استعلام وforms لاستيراد نماذج وغير ذلك  ثم اضغط ok
5- تلاحظ أن الجدول  الذى قمت باستيراده قد انتقلت منه نسخة إلى قاعدة البيانات الحالية.

ملاحظة
يمكن نسخ جدول من قاعدة بيانات فى الاكسيس إلى قاعدة بيانات اخرى بسهولة من خلال النسخ واللصق copy&paste

الدرس 18 (شرح ترتيب وفرز البيانات sort data وتصفية البيانات filter data) في الاكسيس Microsoft access

عند العمل مع قواعد البيانات database التى تحتوى على كم هائل من البيانات يكون الوصول إلى البيانات المطلوبة أمراً صعبا لذا لذا من المفيد استخدام عملية فرز البيانات sorting data للتسهيل الوصول إلى البيانات المطلوبة بسرعة ويوجد نوعان من ترتيب البيانات:-

ترتيب وفرز البيانات sorting data  تصاعدىاً ascending

من الأقل إلى الأكبر فى الأرقام (0-9) وفى الأحرف من (أ- ياء)

ترتيب وفرزالبيانات sorting data تنازلياً descending

من الأكبر إلى الأصغر (9-0) وفى الأحرف من (ياء - أ)

ولإجراء عملية الفرز والترتيب
1- حدد الحقل المراد إجراء ترتيب بياناته
2-من التبويب Home اضغط على امر الترتيب ascending لإجراء الترتيب تصاعديا على الحقل المحدد ، أو اضغط على أمر الترتيب descending  لإجراء الترتيب تنازلياً.
3- لإلغاء ترتيب البيانات اضغط على  remove sort الموجودة فى التبويب home
ملاحظة: لا يمكن ترتيب البيانات طبقا للحقول التى لها نوع البيانات Memo او Ole أو hyperlink

تصفية البيانات sorting data

تعمل تصفية البيانات على عرض مجموعة معينة من البيانات التى تحتوى على قيم معينة بصورة مؤقتة
ويوجد أكثر من طريقة لتصفية البيانات

أولاً: التصفية filter

1- ضع المؤشر فى الحقل الذى تريد تصفية بياناته
2- من التبويب Home اضغط على الأمر filter
3- قم بإزالة التحديد من أمام select all
4-حدد الاسم الذى تريد عمل تصفيه على أساسه
5- تلاحظ تم عرض بيانات الاسم المحدد فقط وتم تجاهل باقى البيانات
6- لإزالة التصفية قم بالضغط مرة أخرى على filter واضغط على clear filter

ثانيا: التصفية باستخدام التحديد filter by selection

وتعمل التصفية باستخدام التحديد filter by selectionعلى تصفية البيانات طبقا للجزء المختار من الجدول
 فمثلا لعرض بيانات جميع السجلات التى نوع الوظيفة لها " كبير معلمين" فى الحقل Job title
1- ضع المؤشر فى أى خلية الوظيفة فيها كبير معلمين
2-ثم من التبويب home اختر selection
3-واضغط على equals" كبير معلمين"
4- تلاحظ أنه تم عرض جميع السجلات الخاصة بجميع امعلمين الذين لهم الوظائف job title  " كبير معلمين"
ملاحظة:
لعرض البيانات لجميع الوظائف عدا وظيفة " كبير معلمين " اختر من selection  الامر doesn't equal" كبير معلمين"

ملاحظة: يمكن إجراء التصفية على أكثر من حقل وباستخدام أكثر من شرط .
فمثلا يمكن عرض جميع السجلات للمعلمين الذين يدرسون مادة اللغة العربية والوظيفة الخاصة بهم معلم أول

ثالثا: التصفية باستخدام النموذج filter by form

تعمل التصفية باستخدام النموذج filter by formعلى تصفية البيانات باستخدام أحد الحقول field
ولإجراء التصفية باستخدام النموذج filter by form من التبويب home اضغط على advanced filter واختر filter by form
واذهب الى الحقل المراد عمل التصفية على أساسه واضغط على السهم واختر مثلا "معلم أول" لعرض بيانات جميع المعلمين الأوائل بالجدول ويوجد فى اسفل الجدول رمز or ويستخدم مع التصفية لإدخال عامل تصفية آخر فنضغط عليه ونضغط على حقل الوظيفة ونختار معلم " أى نريد عرض جميع سجلات المعلمين الذين وظيفتهم معلم أو معلم أول"
فتظهر النتائج كما فى المثال:-

رابعا: التصفية المتقدمة advanced filter
عند الرغبة فى عمل تصفية متقدمة ولا تسطيع الأنواع السابقة إجراء التصفية التى تريدها فتجد أن التصفية المتقدمة تستطيع تلبية رغباتك فى عمل تصفية للبيانات طبقا لاى رغبة تريدها
ولإجراء التصفية المتقدمة
1- من التبويب Home اضغط على advanced  ومنها اختر advanced filter
2- اضغط على السهم الصغير الموجود وحدد الحقول المراد ظهورها فى التصفية
3- يمكن سحب وإفلات الحقول من الجدول مباشرة
4- من خانة criteria يمكنك وضع الشرط أو المعيار الذى تريد أن تقوم بتصفية البيانات على اساسه
5- من خانة Or يمكن وضع شرط أخر فى نفس الحقل
6- يمكنك استخدام المعاملات المنطقية مثل (=- >- <- =>--=<)

الدرس 17 (شرح العمليات على الجداول وتعديلها ) فى الاكسيس Microsoft access

أولاً: تغيير ترتيب الحقول فى الجداول  من خلال طريقة العرض design view

لتغيير ترتيب حقل field أو  أكثر فى الجدول table في برنامج الاكسيس Microsoft access:-
1-  ننتقل إلى طريقة العرض design view
2- ثم قم بالوقوف على رأس الحقل المراد نقله من مكانة لتغيير ترتيبه
3-قم بسحب الحقل  اثناء الضغط ووضعه فى المكان الجديد الذى ترغب فيه
4- ثم قم برفع الضغط على الماوس تلاحظ  أنه تم تغيير ترتيب الحقل فى الجدول.
5- قم بحفظ التغييرات على الجدول
ملاحظة: يمكن تحديد أكثر من حقله لتغيير مكان مجموعة من الحقول فى نفس الوقت.

ثانيا: تغيير ترتيب الحقول فى الجدول من خلال طريقة العرض datasheet view في برنامج الاكسيس Microsoft access

1- انتقل إلى طريقة العرض datasheet view

2- اضغط بالمؤشر على راس الحقل المراد نقله لتغيير ترتيبه
3- وقم بالسحب  اثناء الضغط على الماوس حتى تصل للمكان الذى تريد نقل الحقل إليه
4-ارفع يدك من فوق الماوس تلاحظ أنه تم نقل الحقل إلى المكان الجديد.

تعيين حقل معين كمفتاح اساسي primary key

تناولنا سابقاً أنه فى وضع datasheet view يتم تعيين حقل نوع البيانات به auto number كمفتاح أساسي ولتعيين مفتاح أساسي فى وضع design view
1- حدد الحقل المراد تعيينه كمفتاح أساسي primary key للجدول
2- من التبويب design اضغط على primary key
3- تلاحظ أن رمز المفتاح اصبح بجوار الحقل الذى تم تعيينه كمفتاح أساسي
ملاحظة:
يمكن تعيين أكثر من حقل كمفتاح اساسي Multi fields ولعمل ذلك قم بتحديد الحقول المراد تعيينها كمفتاح اساسي ثم من التبويب design أختر primary key وبذلك تم تعيين هذه الحقول كمفتاح أساسي

حذف سجل delete record  أو اكثر فى الجدول في برنامج الأكسيس Microsoft access

يمكن حذف سجل delete record  أو اكثر من الجدول بتحديد السجل select record أو مجموعة  السجلات المراد حذفها ومن التبويب Home قم باختيار الامر delete record من الامر delete ونلاحظ أن حذف السجل يكون حذفا نهائيا ولا يمكن استرجاع السجل مرة أخرى.

حذف حقل delete field من حقول الجدول:
يمكن حذف حقل delete field  من حقول الجدول فى الاكسيس Microsoft Access وذلك بطريقتين
1- عن طريق طريقة العرض design view
حدد الحقل المراد حذفه ومن التبويب design اضغط على delete rows

2- عن طريق طريقة العرض Datasheet view
حدد الحقل المراد حذفه ومن التبويب fields اختر delete فتظهر رسالة لتأكيد حذف الحقل اضغط موافق تلاحظ أنه تم حذف الحقل المراد حذفه من الجدول.

إخفاء الحقول Hide fields من جدول فى الاكسيس Microsoft access

يمكن إخفاء أى حقل hide field  من حقول الجدول فى الاكسيس Microsoft access قم بتحديد العمود الذى تريد إخفاؤه واضغط كليك يمين واختر Hide fields
ويمكن إظهار الحقول المخفية بالضغط كليك يمين على أى عمود فى الاكسيس Microsoft access واختر unhide fields فتظهر قائمة بالحقول المخفية اختر الحقل الذى تريد إلغاء اخفاؤه

الدرس 16 (شرح إنشاء القوائم باستخدام معالج البحث lookup wizard) في برنامج الاكسيس Microsoft access

يعتبر معالج البحث lookup wizard إحدى أنواع البيانات data type في برنامج الأكسيس Microsoft access ويقوم معالج البحث lookup wizard بإنشاء قائمة بها عدة قيم نحصل عليها من جدول أخر أو نقوم بكتابتها بحيث توفر للمستخدم الوقت اللازم لادخال البيانات داخل هذا الحقل وكذلك تمنع الاخطأء الاملائية المحتملة فى كتابة الكلمة بأكثر من شكل وعلى المستخدم اختيار البيان الذى يريده من الحقل من قائمة البيانات الموجودة أمامه.

ويوجد نوعان من قوائم البحث lookup wizard

1- النوع الأول :lookup list field

فى هذا النوع يتم عرض قيم هذه القائمة من جدول أو استعلام موجود بالفعل.
ولإنشاء هذا النوع من القوائم
1- انتقل بالجدول إلى وضع العرض التصميمى design view
2- اضغط على الحقل المراد انشاء قائمة به من نوع lookup list field
3- من نوع البيانات data type واختر Lookup wizard
4-عند الضغط على هذا النوع يظهر مربع حوارى تلاحظ أن الاختيار الافتراضي هو "I want the lookup field to get the values from another table or query" اى قم بعرض قيم هذه القائمة من جدول أو استعلام آخر  
5- قم الضغط على Next
6- تظهر قائمة اختر منها الجدول الذى تريد أن تعرض بياناته فى هذه القائمة ثم اضغط Next
7-وبعد ذلك حدد الحقول التى تريد ان يتم عرضها داخل القائمة واضغط Next
8- بعد ذلك يظهر لك الحقول التى ستظهر فى القائمة وعند تفعيل خيار 'hide key column recommended" يعمل على اخفاء حقل المفتاح الاساسي من الظهور فى القائمة
9-بعد ذلك اضغط Next لإنشاء عنوان للعمود lookup ثم اضغط finish
وتلاحظ أن برنامج الاكسيل قام باختيار نوع البيانات المناسب لهذا العمود تلقائيا.
وعند الانتقال إلى طريقة العرض datasheet view تلاحظ ظهور سهم فى الحقل الذى له نوع البيانات lookup wizard وعند الضغط على هذا السهم تلاحظ ظهور قائمة بالقيم المحتملة لهذا الحقل.

2- النوع الثاني: value list field

فى هذا النوع يتم عرض قيم هذه القائمة بكتابتها مباشرة فى حقل أو عدة حقول بدلا من عرضها من جدول أو استعلام موجود بالفعل.
ولإنشاء هذه النوع من القوائم 
1- انتقل إلى طريقة العرض design view
2-اضغط على الحقل المراد عمل قائمة قيم ثابته له value list
3- ثم قم باختيار نوع البيانات lookup wizard
4- فيظهر مربع حوارى اختر منه " I will type in the values that I want" وبعدها اضغط Next
5-حدد عدد الأعمدة التى تود أن تظهر فى القائمة من " number of columns" وبعد ذلك ادخل القيمة التى تريد عرضها فى هذه الأعمدة واضغط بعد ذلك Next
6-اختر من القائمة available fields العمود الذى تريد ان تخزن قيمته داخل القائمة ثم اضغط Next
7-ادخل عنون للعمود lookup وبعدها اضغط finish
 وعند حفظ الاعدادات والانتقال إلى طريقة العرض datasheet view تلاحظ أنه عند الضغط على الحقل الذى تم إنشاء قائمة value list field له ظهور سهم على جانب الحقل وبالضغط على هذا السهم تلاحظ ظهور قائمة ثابتة يمكن اختيار القيم منها .

الدرس 15 (شرح قناع الإدخال input mask) فى برنامج الاكسيس Microsoft access

قناع الإدخال input mask إحدى خصائص الحقول الهامة فى برنامج الاكسيس Microsoft access

ويستخدم قناع الإدخال input mask فى التحكم فى تنسيق القيم  التى يتم إدخالها فى الحقول لتسهيل إدارتها ويمكن إضافة قناع الإدخال input mask للحقول  التى لها نوع البيانات نص text وأيضا للحقول التى لها نوع البيانات date/time

تعيين قناع إدخال input mask لحقل  نوع البيانات به date/time

افتح الجدول فى طريقة العرض design view واضغط على الحقل الذى نريد تطبيق قناع الإدخال input mask على القيم التى يتم إدخالها لهذا الحقل field فتظهر خصائص هذا الحقل ومن هذه الخصائص خاصية قناع الإدخال input mask يمكن كتابة قناع الإدخال مباشرة فى خانة قناع الإدخال input mask ويمكن استخدام المعالج input mask wizard وذلك بالضغط على ثلاثة نقاط التى توجد فى آخر خانة قناع الإدخال Input mask فيظهر المعالج  اختر منه التنسيق الذى ترغب أن يقوم المستخدم بإدخال البيانات بهذه الطريقة وفى هذا الحقل يظهر بعض التنسيقات مثل (long date- short date- medium date) اختر التنسيق الذى تود أن يدخل المستخدم البيانات به وليكن short date ويمكن تجربة شكل قناع الإدخال من خانة try it فيظهر شكل قناع الإدخال وبعدها اضغط Next فيظهر خانة Place holder اختر الرمز الذى تود أن يظهر للمستخدم وينوب عن المسافات ويمكن تجربة الشكل من خلال try it واضغط finish وعند حفظ الجدول والانتقال إلى طريقة العرض datasheet view يمكن رؤية تنسيق الحقل بمجرد ضغط المستخدم للكتابة به.

ونلاحظ أن تنسيق قناع الإدخال يظهر بهذا الشكل فى خانة قناع الإدخال 

00/00/0000;!

حيث يشير الرقم 0 إلى ضرورة إدخال أرقام من 0 إلى 9 مع ضرورة الإدخال ومعنى هذا أنه لا يمكن إدخال نصف التاريخ مثلا وترك النصف الباقى فمثلا هذه الصيغة غير مقبولة فى قناع الإدخال 19/08 فلن يقبل بها قناع الإدخال حيث لابد من إدخال التاريخ كاملا وهو اليوم والشهر والعام!!! 

وإذا أردت أن يكون جزء من التاريخ اختيارى وجزء اجبارى فاستخدم الرقم 9 للجزء الاختيارى ومعناه قم بإدخال أرقام من 0 إلى 9 مع عدم ضرورة الإدخال فمثلا لجعل ادخال العام اختيارا فى قناع الإدخال السابق 

00/00/9999;!

تعيين قناع الإدخال input mask لحقل نوع البيانات به من النوع text

نحتاج أحيانا عند كتابة رقم الموبايل إلى تنسيق معين مثل وضع أقواس بين أول ثلاثة ارقام فى الموبايل لمعرفة شركة  الاتصالات مثلا

ولعمل ذلك نقوم بالضغط على طريقة العرض design view ونضغط على الحقل  الموبايل ومن خصائص هذا الحقل نضع المؤشر فى خانة قناع الإدخال Input mask ونضغط على ... هذه الثلاثة نقاط  توجد فى اخر  الخانة لفتح المعالج ومنها اختر mobile number وتابع الخطوات مع المعالج كما هو موضح فى الصور 

الدرس 14 (شرح قواعد التحقق من صحة البيانات validation Rule) فى الاكسيس Microsoft access

شرح قاعدة التحقق من الصحة validation rule في قواعد البيانات اكسيس access

ماهى قواعد التحقق من صحة البيانات validation rule؟

هى مجموعة من القواعد أو الشروط يضعها مصمم قاعدة البيانات بحيث تتحقق من صحة البيانات التى يقوم المستخدم بإدخالها بحيث تسمح بإدخال بيانات معينة إذا التزم بتلك القواعد والشروط ومنع بيانات أخرى من الإدخال بواسطة المستخدم إذا لم يلتزم بهذه الشروط والقواعد .
يمكننا وضع قواعد التحقق validation rule مع معظم أنواع البيانات التى نقوم بإدخالها فيمكننا التحكم فى النصوص المدخلة أو التاريخ أو الأرقام وغير ذلك

أولاً:استخدام قواعد التحقق من صحة البيانات مع  النص text

قد نحتاج أحيانا أحيانا إلى أن يقوم المستخدم بكتابة جنس الشخص فى قاعدة البيانات ونريد أن يكتب فى الجنس إما ذكر أو أنثى فقط ولا نريده أن يكتب غير ذلك مثل امرأة أو رجل أو ولد أو خلافه
فنستخدم الكلمة Like ونضع بين علامتى اقتباس الكلمات التى نريد إدخالها فى هذا الحقل ونفصل بين كل كلمة وأخرى بالكلمة Or
فلإدخال جنس الشخص بحيث يكون ذكر أو انثى يكون النص كالتالي فى خانة validation rule

Like "ذكر" or "أنثي" 

وتجد أسفل خانة validation rule توجد خانة validation text ووظيفتها إظهار النص الذى يظهر فى حالة إدخال بيانات لا تتفق مع الشروط والقواعد الموضوعة بحيث تنبه المستخدم بالخطأ وكيف يصلح هذا الخطأ

قاعدة التحقق validation rule لرقم أو عملة

عند التعامل مع الأرقام نستخدم القواعد المنطقية مثل علامة = فإذا أردت أن تكون المدخلات تساوى رقم معين اكتب مثلا =5
وعلامة > فى حالة مثلا أن المدخلات أقل من رقم معين
علامة >= أقل من أو يساوى فى حال المدخلات أقل من أو يساوى رقم معين
علامة < أكبر من فى حالة المدخلات أكبر من رقم معين
علامة =< فى حالة المدخلات أكبر من أو تساوى قيمة معينة
فإذا كان هناك حقل لإدخال عمر الموظف وكانت القاعدة أن يكون العمر أكبر من أو يساوى  20 وأقل من 60 فنستخدم قاعدة التحقق كما يلى

>=20 and <60

قاعدة التحقق validation rule من تاريخ 

يمكن استخدام قاعدة التحقق validation rule مع التاريخ فمثلا عند الرغبة فى التحقق من صحة مدخل معين خاص بتاريخ معين نكتب القواعد المنطقية مثل أكبر من أو أكبر من أو يساوى وغيرها من القواعد المنطقية.

قواعد التحقق  validation rule لكتابة الايميل الالكتروني email

نريد أحيانا من المستخدمين كتابة البريد الالكتروني email فنقوم بوضع قاعدة التحقق كما يلى:-

Like "*@*.*"

حيث أن الرمز * هو الرمز الشامل ويعنى ممكن إدخال نص أو رقم أو أى رمز ثم علامة @ وبعده * رمز شامل ايضا وبعده . ثم * مرة ثالثة حسب نوع الدومين 

قاعدة تحقق validation rule لإدخال حروف فقط text only

  من المعروف أنه عند اختيار الخاصية text يمكن إدخال نص وأرقام ولكن ماذا لو أردنا إدخال نص فقط فى الحقل ؟؟ نقوم باستخدام قاعدة تحقق مثل هذه

like "*[a-z]"

قاعدة تحقق validation rule لإدخال أرقام فقط number only

  من المعروف أنه عند اختيار الخاصية text يمكن إدخال نص وأرقام ولكن ماذا لو أردنا إدخال رقم فقط فى الحقل  مثل حقل رقم الموبايل فيكون نوع بياناته نصية لأننا لا نقوم بإجراء عمليات حسابية على هذا الحقل وفى نفس الوقت تكون أرقام و؟؟ نقوم باستخدام قاعدة تحقق مثل هذه

like "*[0-9]"

إنشاء قاعدة التحقق من صحة البيانات validation rule فى وضع datasheet view

يمكن إنشاء قاعدة التحقق من صحة البيانات validation rule فى وضع datasheet view للجدول وذلك كالتالي:-
قف على الحقل المراد إنشاء قاعدة تحقق له ومن التبويب fields اختر validation ومنها اختر field validation rule واكتب قاعدة التحقق التى ترغب فى تطبيقها على هذا الحقل ولكتابة رسالة تظهر للمستخدم فى حالة مخالفته لقاعدة التحقق من التبويب fields اختر validation ومنها اختر field validation message

الدرس 13 ( شرح خاصية العنوان caption ) فى برنامج اكسيس Microsoft access 2010

يمكن إضافة عنوان للحقل field caption  بحيث يسهل عملية التعرف على رؤوس الجداول  table فى الاكسيس access
وفى حالة عدم إضافة عنوان للحقل field caption يكون اسم الحقل field nameهو عنوان الحقل

ولإضافة عنوان للحقل field caption فى وضع design view في برنامج الاكسيس Microsoft access

ضع المؤشر فى الحقل المراد إنشاء عنوان له تلاحظ فى خصائص الحقل field properties وجود خاصية caption وهى افتراضيا تكون فارغة مما يعنى أنه فى الحالة الافتراضية يكون عنوان الحقل field caption هو اسم الحقل field name.
قم بكتابة عنوان الحقل field caption وقم بعمل حفظ للتغيرات التى تمت على الجدول وعند الانتقال إلى وضع datasheet view تلاحظ ظهور عنوان للحقل مكان الاسم.

وضع عنوان للحقل فى طريقة العرض datasheet view للجدول فى الأكسيس Microsoft access

يمكن وضع عنوان  للحقل فى طريقة العرض datasheet view  من خلال التبويب fields اضغط على الأمر name&caption فيظهر لك شاشة بها اسم الحقل وعنوان الحقل اكتب العنوان الذى تريده للحقل .

الدرس 12 (خاصية تعيين حجم الحقل field size) فى الاكسيس Microsoft access 2010

تختص خاصية field size بتحديد حجم الحروف والأرقام التى سيتم إدخالها داخل كل حقل.
ولتعديل خاصية field size قم بفتح الجدول فى وضع design view ثم قف بالمؤشر على الحقل الذى تريد تعديل خصائص المساحة له field size وتختلف الخاصة field size طبقا لنوع حجم البيانات .

نوع البيانات text

القيمة الافتراضية لحجم البيانات فى الحقل الذى نوع بياناته نصية هو 256 وهو أقصى عدد من الأحرف يمكن أن يحمله هذا الحقل ويمكن تعديله بأى عدد من الأحرف تريده بحيث يكون مناسب لحجم البيانات الذى سيتم  إدخاله فى هذا الحقل.
ملحوظة:
فى حالة تعديل حجم الحقل بحيث يحمل مثلا 8 أحرف لن تستطيع إدخال سوى عدد 8 أ حرف فقط فى هذا الحقل ..وفى حالة البيانات الموجودة من قبل فى هذا الحقل وكان طولها أكبر من 8 أحرف سيتم إقتصاصها ويتبقى عدد 8 أحرف فقط.

2- نوع اليبانات number
عند الانتقال بالجدول إلى وضع design view نلاحظ عند الضغط على أى حقل له نوع البيانات Number ان خصائص هذا الحقل مختلفة عن الحقل الذى نوع بياناته text وأن خاصية field size للحقل الذى له نوع البيانات Number  تنقسم إلى عدة أنواع من الأرقام ستناولها :-
أ- Byte هو نوع من أنواع الأرقام يشغل مساحة تخزينية مساحتها 1 بايت وهو يستخدم لإدخال أرقام صحيحة فقط مدى هذه الأرقام من 0 حتى 255 ولا يقبل ارقام سالبة أو اعلى من 255
ب- Integer: وهو يستخدم لإدخال الأرقام الصحيحة فقط ويشغل مساحة تخزينة حجمها 2 بايت ومدى الأرقام الذى يستطيع إدخالها من -32,768    إلى   +32,767
جـ- Long integer: ويستخدم لإدخال الأرقام الصحيحة من المدى -2,147,483,648   إلى  +2,147,483,647.  ويشغل مساحة تخزينية حجمها 4 بايت (يستخدم مع المفاتيح الأجنبية عندما يكون المفتاح الأساسي autonumber  وسيأتى شرحها بمشيئة الله تعالى فيما بعد)
د- single: يستخدم لإدخال الأرقام العشرية والكسور ويشغل مساحة تخزينية 4 بايت ومدى الأرقام من

   -3.4 x 1038  إلى 3.4x  1038

هـ- Double: يستخدم لإدخال الأرقام العشرية والكسور ويشغل مساحة تخزينية 8 بايت ومدى الإرقام  

 from -1.797 x 10308 to +1.797 x 10308 

و-Replication ID: ويشغل مساحة تخزينية 16 بايت . وهو لا يدعم امتداد accdb .ويستخدم مع قواعد البيانات التى يتم إدارتها بواسطة replication managers

ز- Decimal: ويستخدم لتخزين أرقام عشرية وكسور ويشغل مساحة تخزينية قدرها 12 بايت 

الدرس 11( شرح الخاصية required للحقل field ) في الاكسيس Microsoft access 2010

خاصية required إحدى الخواص الهامة فى قواعد البيانات عامة وبالطبع لها أهمية كبيرة فى ملء بيانات الجداول فى برنامج أكسيس microsoft access 2010 فهى تجعل تعبئة الحقل إجبارية ومطلوبة ولا يمكن أبدأ ترك هذا الحقل فارغ بدون بيانات.
ولتعيين الخاصية required لأى حقل  field من حقل الجدول table فى برنامج الاكسيس Microsoft access توجد طريقتان

الطريقة الأولى: عن طريق الوضع datasheet view

فلجعل الحقل ملء البيانات به إجباريا قم بالوقوف فى الحقل المراد جعل إدخال البيانات به مطلوبة وإجباريا ملء بياناته ويمنع ترك بياناته فارغة ثم قم من التبويب fields واضغط على أمام الخاصية required لتفعيلها على هذا الحقل.
وعند محاولة ترك بيانات هذا الحقل فارغة بدون إدخال لا تستطيع الانتقال إلى السجل التالي عند ملء البيانات وتظهر رسالة تخبرك بضرورة ملء بيانات الحقل المطلوب.

الطريقة الثانية: عن طريق الوضع design view

قف بالمؤشر فى خانة الحقل المراد جعل إدخال البيانات به مطلوبة وإجبارية ويمنع ترك هذا الحقل فارغ بدون إدخال بيانات ومن خصائص هذا الحقل قم بتفعيل الخاصية required باختيار yes

الدرس 10 (شرح تعيين القيمة الافتراضية set default value لأى حقل field ) فى الاكسيس microsoft access

نحتاج أحيانا إلى وضع قيمة افتراضية للحقول وذلك لتسهيل عملية إدخال البيانات فى الجداول ويوفر لنا برنامج الاكسيس  Microsoft access أكثر من طريقة لتعيين قيمة افتراضية للحقول .
فمثلا فى جدول الطلاب نجد جنسية معظم الطلاب المقيدين فى المدرسة جنسيتهم مصرية ولذا فإنه من المفيد استخدام خاصية القيمة الافتراضية فى حقل الجنسية ونجعل القيمة الافتراضية للجنسية مصرى لتوفير ادخال البيانات فى هذا الحقل.
وخاصية القيمة الافتراضية تعمل على عدم ترك قيم الحقل خالي Null وفى حالة ترك القيمة بدون تغيير تأخذ القيمة الافتراضية ومن الممكن تغيير القيمة الافتراضية لاى حقل كما تحب.
ويمكن تعيين القيمة الافتراضية لأى حقل من حقول الجدول فى حالة data sheet view أو فى حالة design view

تعيين القيمةالافتراضية لحقل field من حقول الجدول فى وضع design view

نقف على الحقل المراد تعيين قيمة افتراضية default value له ثم من لوحة الخصائص نذهب للتبويب general وفى خانة default value نكتب علامة = وبين علامتى تنصيص نكتب النص المراد وضعه فى خانة القيمة الافتراضية ولتكن " مصرى"
ويمكن أن نفتح expression builder ومنه نكنتب علامة = وبين علامتى تنصيص نكتب " مصرى" وفي حالة إدخال قيمة افتراضية لحقل به أرقام مثل العمر مثلا فإننا نكتب الرقم بدون علامتى تنصيص .

تعيين القيمةالافتراضية لحقل من حقول الجدول فى وضع datasheet view

نقف على الحقل المراد تعيين قيمة افتراضية default value له ثم من تبويب fields اختر default value فيتم فتح expression builder ومنه اكتب بين علامتى تنصيص " مصرى"

الدرس 9 (شرح طريقة إنشاء جدول فى طريقة العرض التصميمى design view ) فى برنامج أكسيس access 2010

تعتبر طريقة العرض design view طريقة اكثر احترافية فى إنشاء الجداول فى برنامج الاكسيس access 2010 حيث تتيح إمكانيات اكبر من تلك الموجودة فى طريقة العرض datasheet view.

إنشاء جدول فى طريقة العرض التصميمى design view

1- من التبويب create اضغط على table design ستلاحظ أنه تم إنشاء جدول جديد فى وضع التصميم design view
2- تجد امامك ثلاثة خانات field name - data type- descriptions
3- فى خاننة field name قم بكتابة اسماء الحقول التى تريدها فى الجدول( يجب ألا يزيد طول الاسم عن 64 حرف )
4- فى خانة data type قم باختيار نوع البيانات المناسب لكل حقل ( وقد سبق الحديث عنه )
5- فى خانة description يمكن وصف الحقل  وهو امر اختيارى
6- قم بعمل حفظ للجدول وقم بتسميته الاسم المناسب
7- لإدخال البيانات فى الجدول قم بالضغط view واختيار datasheet view وقم بادخال بيانات الجدول

ملاحظة
فى طريقة العرض design view عند الوقوف على اى حقل تظهر خصائص هذا الحقل فى لوحة أسفل الحقل وسوف نتناول هذه الخصائص فى الدروس القادمة بإذن الله تعالى بشيء من التفصيل

الدرس 8 (شرح طريقة إنشاء أو تعيين مفتاح أساسي primary key) فى الاكسيس Microsoft access 2010

يجب أن يحتوى كل جدول فى قاعدة  البيانات فى الاكسيس access على مفتاح  أساسي primary key
المفتاح الأساسي قد يتكون من حقل واحد single field أو مجموعة من الحقول multiple fields
يعمل المفتاح الاساسي على ربط الجداول مع بعضها البعض

صفات المفتاح الأساسي

1- يجب أن لا يتكرر  المفتاح الأساسي أبدا فى الجدول  ( فهو يعمل على تمييز كل سجل عن السجل الآخر فلا ينبغى أن يوجد سجلان متشابهان )
2- يجب ألا تكون قيمته خالية Null values يجب أن يحتوى دائما على قيمة
3- يجب ألا تتغير قيمته أبدا فى الجدول فيكون
4- كل جدول يجب أن يحتوى على مفتاح أساسي واحد فقط

تعيين المفتاح الأساسي للجدول فى طريقة العرض datasheet view

تلقائيا يتم تعيين حقل يسمى ID ونوع البيانات data type به ترقيم تلقائي auto number
وبهذا يتم وضع رقم مميز لكل سجل من سجلات الجدول عن السجل الآخر فلا يوجد سجلان متشابهان.

ملاحظة:

• لا يصلح اسم الشخص كمفتاح أساسي لأنه قد يتشابه أكثر من شخص فى نفس الاسم
• كذلك لا يصلح رقم الموبايل كمفتاح أساسي حيث أن رقم الموبايل قد يتغير ومن خصائص المفتاح الأساسي ألا تتغير قيمته
• كذلك لا يصلح 
• لا يصلح البريد الالكتروني كمفتاح اساسي حيث أنه قابل للتغيير

وستناول فى الدرس القادم كيفية إنشاء جدول فى طريقة  العرض design view وكيفية تعيين حقل كمفتاح أساسي للجدول فى طريقة العرض design view