الدرس 56 (تشفير ملف الاكسل بكلمة سر encrypt with password ومنع التعديل على ملف الاكسل mark as final) فى الاكسل excel

تكلمنا فى الدرس السابق عن طريقة تعيين كلمة سر لملف الاكسل لفتحه  open password وكلمة سر أخرى لتعديله edit password  ولكن كان يمكن حفظ التغيرات التى تحدث على ملف الاكسل وذلك بحفظ ملف الاكسل باسم آخر .
وفى هذا الدرس سنشرح كيفية منع التعديل على ملف الاكسل وكيفية تشفيره بكلمة سر

كيفية تشفير ملف الاكسل بكلمة سر encrypt excel file with password

1- من قائمة file اضغط على Info
2- اضغط على protect workbook فتظهر قائمة منسدلة اختر منها encrypt with password
3- عند الضغط على encrypt with password ستظهر نافذة تطلب منك ادخال كلمة سر لتشفير وحماية ملف الاكسل protect excel file قم بادخال كلمة السر سيطلب منك البرنامج إعادة إدخال كلمة السر لتأكيدها فقم بإعادة إدخال كلمة وبهذا نكون قد انتهينا من حماية ملف الاكسل بوضع كلمة سر له.
4- عند إغلاق ملف الاكسل ومحاولة فتحه مرة أخرى تلاحظ ظهور رسالة تخبرك بضرورة إدخال كلمة السر حتى تتمكن من فتح الملف .
ملحوظة:
بعد إدخال كلمة السر فى ملف الاكسل ستلاحظ عند الضغط على قائمة file ومنها الضغط على Info ظهور رسالة أمام protect workbook بأن هذا الملف مشفر ويحتاج كلمة سر لفتحه.

منع تعديل ملف الاكسل

يمكن منع المستخدم من تعديل ملف الاكسل وذلك من خلال تمييز ملف الاكسل كملف نهائي  mark as finale
وذلك كالآتى:-
1- من قائمة file اختر Info ومنها اضغط على protect workbook ومنها قم باختيار الأمر mark as final
2- ستلاحظ أن جميع أوامر الاكسل اصبحت باللون الباهت دلالة على عدم امكانية تعديل الملف وستظهر رسالة فى أعلى ملف الاكسل تخبرك بأنه تم وسم الملف كملف نهائي
3- عند الرغبة فى تعديل الملف اضغط على الأمر edit any way الذى يظهر بجوار الرسالة
4- ويمكنك تعديل الملف أيضا بإلغاء الامر mark as final وذلك بالضغط عليه مرة اخرى من القائمة file ثم Info ثم protect workbook

الدرس 55 (تعيين كلمة سر set password لفتح أو تعديل open or modify ملف الاكسل) فى الاكسل excel

من أسهل طرق حماية ملفات الاكسل هو وضع أو تعيين كلمة سر لفتح أو تعديل ملف الاكسل excel work book
وهذه الطريقة مفيدة للحفاظ على حماية البيانات بحيث لا يستطيع أى شخص الوصول إلى أو تعديل ملف الاكسل excel

خطوات تعيين كلمة سر password لفتح Open أو تعديل modify ملف الاكسل excel workbook

1- قم بفتح ملف الاكسل المراد حمايته بكلمة سر
2- من قائمة file اختر save as
3- تلاحظ ظهور أمر بجوار كلمة save اسمه tools اضغط على السهم الأسود الصغير الموجود بجوار الأمر tools واختر general options
4-تلاحظ ظهور نافذة بها عدة أوامر منها أمر كلمة السر للفتح password to open وهنا تكتب كلمة السر التى تريدها عند الرغبة فى فتح ملف الاكسل وكلمة السر عند التعديل password to modify وفى هذه الخانة تكتب كلمة السر التى تريدها عند الرغبة فى تعديل ملف الاكسل
وبهذا يكون قد تم تعيين كلمة سر password لملف الاكسل excel أثناء الفتح أو التعديل
وعند فتح ملف الاكسل الذى تم حمايته بتعيين كلمة سر لفتحه وتعديله تلاحظ ظهور شاشة تطلب منك إدخال كلمة السر لفتح الملف وكلمة سر لتعديل الملف وإذا لم تدخل كلمة سر تعديل الملف سيظهر الملف فى وضع القراءة فقط read only وفى هذا الوضع لا يمكن تعديل الملف وإنما يمكن حفظ التعديلات التى تقوم بها على الملف باسم آخر

الدرس 54 (إنشاء قائمة منسدلة فرعية معتمدة على قائمة منسدلة رئيسية) فى الاكسل excel

تحدثنا فى درس سابق عن طريقة إنشاء قائمة منسدلة فى الاكسل من خلال data validation
يمكن مراجعة درس إنشاء قائمة منسدلة عن طريق الضغط على هذا الرابط  http://webw3s.blogspot.com.eg/2016/09/50-drop-down-list-excel.html
وستناول فى هذا الدرس طريقة إنشاء قائمة منسدلة drop down list معتمدة على أو مرتبطة بقائمة أخرى فى برنامج الاكسل excel .
وسنتذكر سويا طريقة إنشاء قائمة منسدلة عن طريق الأمر data validation
1- نقوم أولاً بتسمية نطاق الخلايا التى نريد وضعها فى القائمة المنسدلة drop down list
2 - نحدد نطاق الخلايا التى نريد تسميتها
3- من التبويب formula نضغط على create form selection
4- نلاحظ ظهور نافذة تخبرنا أنه سيتم انشاء اسم لهذا النطاق من خلال نختار على top row فيتم اختيار اسم النطاق هنا courses
5- من خلال التبويب data نختر data validation ومن allow نختر list,
6- ثم من التبويب setting من source نكتب courses=حيث أن course هو اسم النطاق الذى تم تحديده
7- نلاحظ أنه تم انشاء قائمة منسدلة

استخدام الدالة Indirect فى إنشاء قائمة منسدلة معتمدة على قائمة منسدلة أخرى

وظيفة الدالة indirect 

تعمل على إرجاع المرجع المحدد  وعرض محتوياته

خطوات إنشاء قائمة منسدلة فرعية معتمدة على قائمة منسدلة رئيسية

1- نقوم بكتابة بيانات القائمة المنسدلة الرئيسية ثم من التبويب formula نضغط على define name ونختار اسم معين لهذا النطاق 

2- نقوم بكتابة بيانات القائمة المنسدلة الفرعية ثم من التبويب formula نضغط على create form selection

3- نقوم بتحديد نطاق الخلايا التى نريد أن نطبق عليها القائمة الرئيسية ثم من التبويب data نختر data validation ومن التبويب setting  من الأمر allow نختر list ومن source  نكتب اسم نطاق الخلايا التى تم تحديدها فى القائمة الرئيسية. 

فلو مثلا قد قمنا بإعطاء القائمة الرئيسية اسم "محافظات" فإننا فى خانة source نكتب محافظات=

المقصود بنطاق الاسماء الخاص بالقائمة الرئيسية هنا هو " name range" او الاسم الذى قمنا بإعطاءه للقائمة الرئيسية عندما قمنا بتسميتها.

وبهذا نكون قد قمنا بإنشاء القائمة الرئيسية

ولإنشاء القائمة الفرعية المعتمدة على القائمة الرئيسية

4- ثم نقوم بتحديد نطاق الخلايا التى نريد أن نطبق   عليها القائمة الفرعية ثم من التبويب data نختر data validation   ومن التبويب setting  نختر من الأمر allow   القائمة list ومن الخانة source نكتب 

=indirect(اسم أول خلية فى نطاق الخلايا الخاصة بالقائمة الرئيسية)

فلو كانت الخلايا الخاصة بالقائمة الرئيسية تبدأ بالخلية E5 فإننا نقوم بكتابة الأمر  فى الخانة source 

=indirect(e5)  

نتأكد جيدا من إزالة تثبيت الخلايا 

الدرس 53 (شرح طريقة تحديد طول المدخلات ونوع البيانات فى الخلية ) فى الاكسل excel

يمكن التحكم فى تحديد طول المدخلات وكذلك نوع البيانات فى خلية الاكسل excel
وللتحكم فى طول المدخلات فى خلية الاكسل

عن طريق data validation

1- حدد أولاً الخلايا المراد تطبيق قاعدة التحقق من صحة المدخلات data validation والمراد إدخال رقم البطاقة فيها بحيث يساوى 14 رقم
2- من التبويب data اختر data validation
3- تلاحظ أنه تم فتح نافذة data validation من التبويب setting اختر text length من الأمر allow
4- من الأمر data اختر equal to  ومن الأمر length اختر 14
5- يمكن من التبويب error alert ادخال رسالة الخطأ التى ستظهر لمدخل البيانات فى حالة إدخال بيانات خاطئة .
6- يعيب هذه الطريقة أنها تقبل الحروف أيضا ولذا ففى حالة نسيان المستخدم وقيامة بإدخال أى حرف سيتم قبوله .

تعديل الطريقة بحيث يتم إدخال أرقام فقط.

 يمكن تعديل هذه الطريقة بحيث تقبل أرقام فقط وذلك كالتالي:-د
1- يوجد شرطان أساسيان لابد من أن يتحقق كلاهما حتى تكون المدخلات صحيحة
أ- أن يكون طول المدخلات =14
ب- أن يكون نوع المدخلات أرقام
2- نستخدم دالة and  لأنها الدالة التى تتطلب تحقيق جميع الشروط حتى تعطى true
وذلك كالتالي:-
1- نحدد جميع الخلايا التى نريد تطبيق قاعدة التحقق من صحة المدخلات عليها data validation
2- من التبويب settings  من allow نختر custom
3- من formula نكتب

 =AND(LEN(F5)=14,ISNUMBER(F5))

4- نلاحظ أنه لن يتم قبول سوى عدد 14 رقم على الخلايا التى تم اختيارها ولن يسمح مطلقا بدخول الحروف.

الدرس 52 (شرح دالة حساب طول النص len) فى الاكسل excel

فى هذا الدرس سنقوم بشرح دالة حساب (عدد الحروف فى سلسلة نصية ) len فى الاكسل excel

الصيغة العامة للدالة

=len(text)

وكما نرى تأخذ هذه الدالة وسيط واحد فقط هو text أو نص

فلمعرفة طول نص معين نقوم بإدخال النص بعد أقواس الدالة len ويجب وضع النص بين علامتى تنصيص ""

ويمكن أيضا وضع اسم الخلية التى تحتوى على النص الذى نريد حساب طوله بين أقواس الدالة Len

مثال

=len("aly")

3

حيث تقوم الدالة بحساب عدد الحروف المكونة لكلمة "aly" وإرجاع الناتج وهو عدد الحروف 3 حروف

مثال آخر

=len(" aly")

4

نلاحظ فى المثال السابق أننا  قمنا بوضع مسافة قبل الكلمة "aly " وهذه المسافة يتم احتساب طولها لذا فنجد طول هذا النص هو 4