الدرس 79 (تنسيق التعليق وإظهاره وإخفاؤه ووضع صورة فيه وتغيير إعدادته بشكل افتراضي) فى الاكسل Excel

تحدثنا فى الدرس السابق عن التعليقات في الاكسل وأهميتها وكيفية إدراجها وإظهارها وللرجوع للدرس السابق يمكن الضغط على هذا الرابط 

وفى هذا الدرس نكمل شرح الجزء الثاني من التعليقات .

تنسيق التعليق

يمكن تنسيق التعليقات تماماً مثل أى نص داخل الاكسل فيمكن تغيير حجم الخط ونوعه وكذلك إضافة التأثيرات المختلفة للخط وكذلك تغيير لون الخلفية الخاصة بالتعليق وغير ذلك من التنسيقات.
1- قف بالماوس على الخلية التى بها التعليق المراد تنسيقه
2- اضغط كليك يمين واختر edit comment
3- قف على حدود المربع الذى به التعليق واضغط كليك يمين واختر format comment
4- نلاحظ ظهور النافذة الخاصة بتنسق التعليق format comment بها العديد من التبويبات اختر التبويب الذى تريده سواء تبويب خط أو غير ذلك وقم بتنسيق التعليق كما تريد.

وضع صورة فى التعليق set picture in in comment بدلاً من النص في الاكسل excel

يمكن وضع صورة فى التعليق بدلاً من النص المكتوب وذلك باتباع الخطوات التالية:-
1- قف بالماوس على الخلية التى بها التعليق المراد تنسيقه
2- اضغط كليك يمين واختر edit comment
3- قف على حدود المربع الذى به التعليق واضغط كليك يمين واختر format comment
4- نلاحظ ظهور النافذة الخاصة بتنسق التعليق format comment من تبويب colors and lines اضغط على الأمر fill effects
5- من التبويب picture قم باختيار الصورة التى تريدها ثم اضغط Ok
6- تلاحظ ظهور الصورة فى التعليق ويمكن تعديل ابعاد الصورة كما ترغب بتعديل ارتفاع أو عرض الصورة.

إظهار التعليقات وإخفاؤها فى الاكسل show and hide comments in excel

يمكن إظهار التعليق إن كان مختفيا أو إخفاء التعليق إن كان ظاهراً فى الاكسل excel .. وذلك بالوقوف بالماوس على الخلية التى بها التعليق المراد إظهاره ثم اختيار الامر show hide comments
أو من التبويب preview قم باختيار الأمر show hide comments

ولإظهار  جميع التعليقات الموجودة فى صفحة عمل الاكسل excel worksheet

اذهب إلى التبويب preview ثم اختر الأمر show all comments

تغيير إعدادات ظهور التعليقات والمؤشرات فى مصنف الاكسل بشكل افتراضي

يمكن تغيير اعدادات ظهور التعليقات أو المؤشرات بشكل افتراضي فى مصنف الاكسل بأكمله وذلك كالتالي:
1- اذهب إلى التبويب file واذهب إلى الأمر options
2- اضغط على الامر advanced ثم اذهب إلى المجموعة display الخاصة بـfor cells with comments, show
3- يمكن إخفاء التعليقات والمؤشرات بشكل افتراضي وذلك عن طريق اختيار الأمر No comments or indicators
4- لإظهار المؤشرات بشكل افتراضي وتظهر التعليقات عند مرور الماوس عليها فقط indicators only and comments on
hover
5- لإظهار المؤشرات والتعليقات بشكل افتراضي فى مصنف الاكسل بأكمله
comments and indicators

الدرس 78 (إضافة تعليق insert comment وتعديله ونسخه وحذفه) فى الاكسل Excel

ماهو التعليق comment

هو عبارة عن ملاحظات يتم إدراجها داخل صفحة العمل فى الاكسل excel sheet

أهمية التعليقات comments فى الاكسل excel

التعليقات تساعد على سهولة فهم ورقة العمل عن طريق الشروحات التى توفرها .

إضافة  تعليق جديد  New Comment

يمكن إضافة أو إدراج تعليق جديد بسهولة وذلك بعدة طرق منها:-
1- قف بالمؤشر على الخلية التى تريد إضافة أو إدرج التعليق بها ثم من التبويب preview اضغط على new comment
2- يظهر مربع قم بكتابة التعليق الذى تريده بهذا المربع
3-  بعد الانتهاء من كتابة التعليق انقل المؤشر إلى أى خلية أخرى فى الاكسل تلاحظ اختفاء التعليق وظهور مربع أحمر صغير فى الخلية التى بها التعليق
4- عند الوقوف بالمؤشر على المربع الأحمر الصغير الموجود بالخلية التى بها التعليق تلاحظ إعادة ظهور التعليق مرة أخرى.

 ملاحظة:

• يمكن اضافة تعليق عن طريق الضغط كليك يمين فى أى خلية تريد إضافة تعليق لها ومن القائمة المنسدلة أختر insert comment
• يمكن إضافة تعليق عن طريق اختصار لوحة المفاتيح Shift+f2 

تعديل التعليق edit comment

يمكن تعديل التعليقات بسهولة وذلك بالوقوف بالمؤشر فى الخلية المراد تعديل التعليق بها ثم من التبويب preview اختر edit comment فيظهر التعليق قم بالتعديل عليه بسهولة.
ويمكن أيضا بالضغط على مفتاحى Shift+f2

نسخ التعليقات فى الاكسل copy comments in excel

أولاً:  حدد الخلية التى بها التعليق المراد نسخه وقم بنسخه سواء CTRL+C أو كليك يمين واختر copy أو اى طريقة أخرى
ثانيا: حدد الخلية المراد لصق التعليق بها ثم من خصائص اللصق اختر لصق خاص او اضغط على CTRLl+ALT+V
ثالثا: من نافذة اللصق التي ستظهر اختر comments

حذف التعليقات في الاكسل  Delete comments in excel

لحذف تعليق قم بتحديد الخلية التى بها التعليق المراد  حذفه ثم من التبويب Preview اختر Delete
أو قم بالوقوف بالمؤشر على الخلية التى بها التعليق المراد حذفه ثم اضغط كليك يمين واختر Delete comment
ولحذف جميع التعليقات فى صفحة العمل مرة واحدة قم بتحديد جميع التعليقات
ويمكن تحديد جميع التعليقات CTRL+SHIFT+O ثم الضغط على التبويب Preview ثم اختر Delete من المجموعة Comments

الدرس 77 (شرح الدالة Day) فى الاكسل excel

أولاً: شرح الدالة Day

وظيفة الدالة Day

تقوم بإرجاع اليوم المطابق لتاريخ معين وتعمل الدالة Day على استخلاص اليوم  من هذا التاريخ الذى يتم إدخاله للدالة
ويكون اليوم عدد صحيح ويتراوح بين 1 إلى 31

بناء الدالة year

=Day(serial number)

serial_number: هو عبارة عن رقم يتم إدخاله للدالة ويمثل اليوم.

فمثلا:-

ملحوظة:

يقوم الاكسل بالتعامل مع التاريخ كمجموعة من الأرقام التسلسلية المتتالية فالرقم 1 وحتى 366 يمثل السنة 1900 وبدءا من الرقم 367 يمثل السنة 1901 وهكذا ...

قيم الدوال (Year- Month-Day ) طبقا للتاريخ الميلادي وليس التاريخ الهجري

ستكون القيم التي تم إرجاعها بواسطة الدالات YEAR وMONTH وDAY عبارة عن قيم ميلادية بغض النظر عن تنسيق العرض للتاريخ المعروض. على سبيل المثال، إذا كان تنسيق العرض للتاريخ الموجود هو التنسيق الهجري، فستكون القيم التي تم إرجاعها للدالات YEAR وMONTH وDAY عبارة عن القيم المقترنة بالتاريخ الميلادي المكافئ.

الدرس 76(ِشرح الدالة Month) فى الاكسل Excel

تحدثنا فى الدرس السابق عن دالة التاريخ year وتكلمنا عن استخدامها فى الاكسل ويمكن مراجعة الدرس السابق بالضغط على هذا الرابط

وفى هذا الدرس سنتناول بالشرح الدالة Month إحدى دوال التاريخ فى الاكسل وهى شبيه إلى حد كبير بالدالة Year حيث تعمل على استخلاص الشهر من تاريخ معين يتم إدخاله إلى هذه الدالة.

وظيفة الدالة Month

هى إحدى دوال التاريخ فى الاكسل excel date function

وهى تقوم بإرجاع الشهر الخاص بتاريخ معين ..حيث تعمل على استخلاص الشهر من تاريخ معين وإرجاعه.

بناء الدالة Month

=Month(serial_number)

serial_number: هو عبارة عن رقم يتم إدخاله للدالة ويمثل الشهر .

ملحوظة:

يقوم الاكسل بالتعامل مع التاريخ كمجموعة من الأرقام التسلسلية المتتالية :-
فالرقم 1 يمثل التاريخ 1/1/1900
الرقم 2 يمثل التاريخ 2/1/1900
الرقم 32 يمثل التاريخ 1/21900
وبناء على ما سبق
فيمكن استخلاص الشهر من الرقم المسلسل كالتالي:-

=month(1)=1

حيث أن الشهر المقابل للرقم 1 هو شهر 1

=month(30)=1

حيث أن الشهر المقابل للرقم 30 هو شهر 1

=month(32) =2

2حيث أن الشهر المقابل للرقم 32 هو شهر 

الدرس 75 (شرح دالة year واستخدامها فى معرفة عمر الشخص ) فى الاكسل excel

أولاً: شرح الدالة year

وظيفة الدالة year

تقوم بإرجاع السنة المطابقة لتاريخ معين وتستخلص السنة من هذا التاريخ الذى يتم إدخاله للدالة.
يجب أن تكون بين 1900 حتى 9999

بناء الدالة year

=year(serial number)

serial_number: هو عبارة عن رقم يتم إدخاله للدالة ويمثل السنة .

فمثلا:-

ملحوظة:

يقوم الاكسل بالتعامل مع التاريخ كمجموعة من الأرقام التسلسلية المتتالية فالرقم 1 وحتى 366 يمثل السنة 1900 وبدءا من الرقم 367 يمثل السنة 1901 وهكذا ...

استخلاص عمر الشخص بمعلومية تاريخ الميلاد

ولمعرفة عمر الشخص بمعلومية تاريخ الميلاد نقوم بطرح السنة الميلاد من سنة التاريخ الحالي

=year(today())-year(date_Of_Birth)

حيث date_of_birth تاريخ الميلاد أو الخلية التى بها تاريخ ميلاد الشخص

الدرس 74 (تثبيت (تجميد)أعمدة أو صفوف freeze rows or columns ) فى الاكسل excel

عند التعامل مع كم كبير من البيانات فى الاكسل excel  تصبح رؤية رؤوس الأعمدة  columns أو الصفوف rows فى الاكسل excel أمر فى غاية الصعوبة والمعاناة ..
لذا قام الاكسل excel بتوفير آداة بسيطة وسهلة لتثبيت الصفوف أو الأعمدة بحيث تظهر الصفوف العليا دائما(صفوف العناوين) ولا تختفي عند تحريك مؤشر الإنزلاق الرأسي وكذلك الأمر مع الأعمدة التى نريد تثبيتها.
فمثلا عند التعامل مع كم كبير من البيانات نلاحظ أن الصف العلوى (صف العناوين) للبيانات يختفى عند تحريك البيانات لأسفل عند الرغبة فى رؤية باقي بيانات صفحة الاكسل excel worksheet.

ولتثبيت الصف العلوى freeze top row

1- من التبويب view اختر freeze panes
2- اضغط على freeze panes  واختر freeze top row
3-  نلاحظ أنه عند الضغط على شريط الانزلاق الراسي للانتقال إلى باقى صفوف صفحة العمل أن الصف العلوي  ثابت .

تثبيت العمود الأول freeze first column

1- من التبويب view اضغط على freeze panes

2- من القائمة اختر freeze first column

3-  نلاحظ أنه عند الضغط على شريط الانزلاق الأفقي للانتقال إلى باقى أعمدة صفحة العمل أن العمود الأول  ثابت .

تثبيت أكثر من عمود وصف فى نفس الوقت

يمكن تثبيت أكثر من عمود وصف فى نفس الوقت وذلك باتباع الخطوات الآتية:-

1- قم بوضع المؤشر فى الخلية أسفل الصفوف التى تريد تثبيتها وبجوار الأعمدة التى تريد تثبيتها ثم من التبويب view اضغط على freeze panes

2- من القائمة اختر freeze panes

3-  نلاحظ أنه عند الضغط على شريط الانزلاق الأفقي للانتقال إلى باقى أعمدة صفحة العمل أن العمود الأول  ثابت وعند الضغط على شريط الانزلاق الرأسي للانتقال إلى باقى الصفوف أن الصف العلوى ثابت.

لإلغاء تثبيت unfreeze عمود أو صف فى الاكسل excel

1- من التبويب view اضغط freeze panes

2- من القائمة اختر unfreeze panes

الدرس 73 (شرح دالة DATEDIF وحساب الفرق بين تاريخين وحساب عمر التلميذ فى أول أكتوبر) فى الاكسل Excel

وظيفة الدالة

من دوال التاريخ الهامة دالة DATEDIF وهى تستخدم لإيجاد الفرق بين تاريخين أو لطرح تاريخين من بعضهم البعض. وإظهار الناتج سواء بالسنوات أو بالأشهر أو بالأيام

بناء الدالة

(DATEDIF(Date1, Date2, Interval

حيث أن date1: يمثل التاريخ الأقدم مثلا تاريخ الميلاد
date2 يمثل التاريخ الأحدث مثلا تاريخ اليوم
interval لابد من إدخال هذا المتغير لكى تظهر لنا النتيجة
و هذا المتغير يعبر عن شكل النتيجة هل يكون الفرق بين التاريخين بعدد السنوات أم يكون بعدد الأشهر أم يكون بعدد الأيام ويتم ذلك من خلال تحديد ذلك أثناء كتابة المعادلة فـ
"Y " تشير إلى الفرق بين التاريخين فى صورة عدد السنوات year

"M" تشير إلى الفرق بين التاريخين فى صورة عدد الشهور month

"D" تشير إلى الفرق بين التاريخين فى صورة عدد الأيام day

"YM" لحساب عدد الأشهر المتبقية فى العام
"YD" لحساب عدد الأيام المتبقية فى العام
"MD " لحساب عدد الأيام المتبقية فى الشهر
لاحظ حين تقوم بإدخال Interval لابد من أن يكون بين علامتى تنصيص “y”
مثال :-

حساب العمر فى أول أكتوبر للتلاميذ فى المدارس

ملاحظة:

لا تنسى تثبيت خلية العمر فى 10/1/2017 حتى تكون مرجع مطلق عند تطبيق الدالة فى جميع الخلايا

دالة datedif تم حذفها من دليل الدوال فى الاكسل ولذلك لا تظهر فى دوال الاكسل ولا يظهر لها اى تلميح عند إنشائها ولكن الدالة تعمل فى الاكسل.

الدرس 72 (العمليات الحسابية على الوقت وحساب عدد ساعات العمل ) فى الاكسل Excel

يحتاج الكثير إلى معرفة طريقة إجراء العمليات الحسابية على الوقت فى الاكسل excel مثل جمع عدد ساعات عمل معينة أو طرحها.
ويحتاج إلى معرفة طريقة حساب عدد ساعات العمل للموظف فى الاكسل excel
وستناول فى هذا الدرس شرح ذلك الأمر

طريقة إجراء العمليات الحسابية على الوقت فى الاكسل excel

ذكرنا من قبل أن الوقت ماهو إلا تنسيق من تنسيقات الأرقام وهو عبارة عن رقم عشرى حيث أن كل 24 ساعة =1 صحيح وأن الساعة 12ظهرا: تمثل 0.5 ، وأن الساعة السادسة صباحاً يتم تمثيلها كرقم 0.25 وهكذا
لذا فيتم إجراء العمليات الحسابية على الوقت تماماً مثل العمليات الحسابية التى تتم على الأرقام

ولكن يجب اتباع الخطوات الآتية قبل إجراء العمليات الحسابية على الوقت

1- تنسيق الخلية التى نريد إجراء العمليات الحسابية عليها بحيث نختار custom ثم نكتب هذا التنسيق h]:mm]
حيث أن h تشير إلى الساعات Hours وm تشير إلى الدقائق Minutes  وهذا التنسيق يعمل على حساب عدد ساعات العمل حتى لو كانت أكبر من 24 ساعة
2- نستخدم دالة sum لجمع ساعات العمل كما هو موضح بالمثال
3- نلاحظ أنه تم جمع ساعات العمل بطريقة صحيحة
ملاحظة: لابد من إدخال ساعات العمل بطريقة صحيحة وهى أن ندخل الساعة ثم رمز colon :  ثم الدقائق

مثال:

كيفية حساب عدد ساعات العمل من وقت الدخول إلى وقت الخروج

لحساب عدد ساعات العمل من وقت دخول الموظف إلى وقت خروجه نستخدم الآتى:-
1- إذا كان وقت الخروج أكبر من وقت الدخول يتم طرح وقت الخروج من وقت الدخول فمثلا إذا دخل الموظف العمل الساعة 8 صباحا و خرج من العمل الساعة 4 مساءا (أى الساعة 16)

2- نلاحظ أن المعادلة الموجودة فى المثال السابق لا تصلح للتطبيق على جميع الحالات وإنما تصلح فقط فى حالة ساعة الدخول أقل من ساعة الخروج ولذا نستخدم المعادلة التالية للتطبيق على جميع الحالات .
 وتفسير المعادلة : إذا كان وقت الخروج أقل من وقت الدخول مثلا الموظف دخل العمل الساعة 8 مساءا وخرج الساعة 2 صباحاً فى اليوم التالي
هنا نضيف 1 إلى ساعة الخروج ثم نطرح ساعة الدخول

=E6+(D6>E6)-D6

حيث  E6 هى ساعة الخروج 

      D6   ساعة الدخول

والمعادلة (D6>E6) تأخذ إما القيمة true لو كانت ساعة الدخول أكبر من ساعة الخروج وبالتالي يعمل على إضافة 1 إلى ساعة الخروج وطرح المجموع من ساعة الدخول.

إما اذا كانت القيمة false ومعناها ان ساعة الدخول أقل من ساعة الخروج فستأخذ القيمة false وبالتالي يعمل على إضافة 0 إلى ساعة الخروج ثم نطرح ساعة الخروج من ساعة الدخول .

المثال التالي يوضح هذا الأمر

يمكن كتابة المعادلة باستخدام قاعدة if

=IF(D6>E6,1+E6,E6)-D6

الدرس 71 (شرح دالة الوقت time) في الاكسل excel

فى الدرس السابق قمنا بشرح دالة التاريخ date يمكن مراجعة الدرس السابق بالضغط على هذا الرابط 

وستنتناول فى هذا الدرس شرح دالة الوقت time 

وصف الدالة time

ترجع الدالة الرقم العشري الذى يمثل التاريخ
والرقم العشرى الذى ترجعه  يتراوح بين  0 (صفر) و0,99988426
وهذا الرقم يمثل الوقت من 0:00:00 (12:00:00 ص) إلى 23:59:59 (11:59:59 م).

بناء الدالة date

TIME(hour, minute, second)‎
Hour    . الساعات وهو رقم يتراوح  من 0 (صفر) إلى 32767 . ويتم قسمة أى رقم  أكبر من 23 على 24، ويُعتبر الباقي قيمة الساعة.
Minute    الدقائق وهى رقم يتراوح من 0 إلى 32767 يمثل الدقيقة. ويتم  تحويل أى رقم  أكبر من 59 إلى ساعات ودقائق بقسمة الرقم على 60 ويعتبر الباقى قيمة الدقائق وناتج القسمة يتم إضافته إلى الساعات.
Second    الثوانى وهى  رقم يتراوح من 0 إلى 32767 يمثل الثانية. ويتم تحويل أى رقم  أكبر من 59 إلى دقائق وثوانٍ بقسمة الرقم على 60 ويعتبر الباقى قيمة الثوانى وناتج القسمة يتم إضافته إلى الدقائق

مثال:-

 ولتحويل الوقت إلى رقم عشرى يمثل قيمته من التبويب home نغير التنسيق إلى General بدلا من التنسيق time