الدرس 84 (شرح دالة البحث vlookup بأسلوب البحث التقريبي approximate match) فى الاكسل excel

تناولنا فى الدرس السابق شرح الحالة الأولى من دالة البحث vlookup بأسلوب البحث المتطابق extact match
ويمكن الرجوع إلى الدرس السابق من خلال الضغط على هذا الرابط اضغط هنا
وستناول فى هذا الدرس الحالة الثانية من حالات دالة البحث vlookup وهواستخدام  أسلوب البحث التقريبي approximate match

بناء الدالة vlookup

VLOOKUP (lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])

تتكون هذه الدالة من أربعة أجزاء
1- lookup value وهى القيمة التى نبحث عنها فى الجدول أو نطاق البحث ويجب أن تكون هذه القيمة فى العمود الأول فى نطاق الخلايا التى نحددها أو فى الجدول الذى نحدده.
2- table array: وهو الجدول أو نطاق الخلايا الذى نقوم بتحديده للبحث بداخله عن القيمة التى نبحث عنها .
3- col index num: رقم العمود فى نطاق الخلايا أو فى الجدول المحدد والذى يقوم بإرجاع القيمة المقابلة للقيمة التى نبحث عنها .
4- range lookup وهى تمثل أسلوب البحث وهو نوعان إما بحث تقريبي Approximate Match وهو القيمة الافتراضية وستناولها بمشيئة الله تعالى فى هذا الدرس
أو البحث بأسلوب البحث المتطابق Exact Match وهو ماتم تناوله فى الدرس السابق بشيء من التفصيل.

وظيفة الدالة vlookup

تستخدم للبحث عن قيمة معينة في عمود معين ضمن نطاق أو جدول معين فإذا وجدت القيمة التى تبحث عنه تقوم بإرجاع ما يقابل هذه القيمة فى العمود التالي ..(نقوم بتحديد هذا العمود أيضا أثناء بناء الدالة)
فمثلا نبحث عن رقم جلوس معين فى جدول يحتوى على أرقام الجلوس وأسماء الطلاب فإذا وجدنا رقم الجلوس الذى نبحث عنه فى الجدول تقوم هذه الدالة بإرجاع مجموع الطالب صاحب رقم الجلوس الذى نبحث عنه. وهكذا.

ملاحظة هامة 

لابد عن استخدام أسلوب البحث التقريبي approximate match من ترتيب نطاق الخلايا أو الجدول الذى نبحث فيه عن القيمة التى نريد إيجاد القيمة المطابقة لها ترتيبا تصاعدياً.
فمثلا نريد معرفة تقدير الطالب فى الامتحان فنقوم بإنشاء جدول آخر أو نطاق خلايا ونرتب العناصر فيه ترتيبا تصاعديا كما هو واضح فى الصورة.

مثال:-
نريد أن نبحث فى هذا الجدول بمعلومية مجموع الطالب  لمعرفة تقدير الطالب بناء على المجموع
نقوم باستخدام الدالة vlookup كما هو واضح فى المثال

لمعرفة تقدير الطلاب نكتب vlookup = ثم نقوم بإدخال وسائط الدالة والوسيطة الأولى هى lookup value وهى القيمة التى نبحث عنها وهى مجموع الطالب والموجود بالخلية D8

الجزء الثانى من الدالة نقوم بإدخاله وهو table array ونشير فيه الى الجدول الذى يحتوى على الدرجة والتقدير والمحاط باللون الأحمر ثم نقوم بتثبيت هذا الجدول بالضغط على مفتاح f4

حيث أننا نريد أن نعرف التقدير المقابل لكل درجة من درجات الطلاب.

ثم نقوم بإدخال الوسيطة الثالثة وهى رقم العمود الذى يحتوى على التقدير وهو رقم 2 فى الجدول

ثم ندخل الوسيطة الرابعة من وسائط الدالة وهى نوع البحث ونستخدم هنا نوع البحث المتقارب وهو البحث الافتراضي approximate match ويمكن كتابة كلمة true أو إدخال أى قيمة غير صفرية

شرح المثال باستخدام الصور المتحركة

الدرس 83 (شرح دالة البحث vlookup بأسلوب البحث المتطابق) فى الاكسل excel

تعتبر الدالة vlookup  وهى اختصار vertical lookup (البحث العمودي) من أهم دوال الاكسل excel function والتى يحتاجها معظم مستخدمي الاكسل ولذا كان لابد من تناول هذه الدالة بشيء من التفصيل .

وظيفة الدالة vlookup

تستخدم للبحث عن قيمة معينة في عمود معين ضمن نطاق أو جدول معين فإذا وجدت القيمة التى تبحث عنه تقوم بإرجاع ما يقابل هذه القيمة فى العمود التالي ..(نقوم بتحديد هذا العمود أيضا أثناء بناء الدالة)
فمثلا نبحث عن رقم جلوس معين فى جدول يحتوى على أرقام الجلوس وأسماء الطلاب فإذا وجدنا رقم الجلوس الذى نبحث عنه فى الجدول تقوم هذه الدالة بإرجاع مجموع الطالب صاحب رقم الجلوس الذى نبحث عنه. وهكذا.

بناء الدالة vlookup

VLOOKUP (lookup_value; table_array; col_index_num; [range_lookup])

تتكون هذه الدالة من أربعة أجزاء
1- lookup value وهى القيمة التى نبحث عنها فى الجدول أو نطاق البحث ويجب أن تكون هذه القيمة فى العمود الأول فى نطاق الخلايا التى نحددها أو فى الجدول الذى نحدده.
2- table array: وهو الجدول أو نطاق الخلايا الذى نقوم بتحديده للبحث بداخله عن القيمة التى نبحث عنها .
3- col index num: رقم العمود فى نطاق الخلايا أو فى الجدول المحدد والذى يقوم بإرجاع القيمة المقابلة للقيمة التى نبحث عنها .
4- range lookup وهى تمثل أسلوب البحث وهو نوعان إما بحث تقريبي Approximate Match وهو القيمة الافتراضية وستناولها بمشيئة الله فى الدرس القادم .
أو البحث بأسلوب البحث المتطابق Exact Match وهو ما ستناوله بمشيئة الله تعالى فى هذا الدرس.

مثال:-

فى المثال التالي بيانات مجموعة من الطلاب (رقم الجلوس- اسم الطالب- مجموع الطالب- الحالة- التقدير)
نريد أن نبحث فى هذا الجدول بمعلومية رقم الجلوس لاسترجاع باقى بيانات الطلاب.
نقوم باستخدام الدالة vlookup كما هو واضح فى المثال

نلاحظ أن Lookup value وهى القيمة التى نبحث عنها فى الجدول أو نطاق الخلايا لابد أن تكون أول قيمة فى نطاق الخلايا المحددة أو فى الجدول المحدد..

table array هو نطاق الخلايا أو الجدول الذى نقوم بتحديده للبحث بداخله عن القيمة التى نبحث عنها

col index num: رقم العمود فى نطاق الخلايا أو فى الجدول المحدد والذى يقوم بإرجاع القيمة المقابلة للقيمة التى نبحث عنها

range lookup وهى تمثل أسلوب البحث وفى هذا الدرس نستخدم أسلوب البحث المتطابق Exact Match وهى  إما نختار false أو نكتب 0

شرح المثال باستخدام الصور المتحركة

الدرس 82 (شرح الدالة rank.avg والفرق بينها وبين الدالة rank) فى الاكسل Excel

تكلمنا فى الدرس السابق عن دالة إيجاد مرتبة رتبة رقم فى مجموعة من الأرقام rank وتحدثنا أنه تم استبدال هذه الدالة فى إصدارت الاكسل الحديثة بدالتين جديدتين . وللرجوع إلى الدرس السابق يمكنك الضغط على هذا الرابط: شرح الدالة rank فى الاكسل
وفى هذا الدرس ستناول بالشرح دالة rank.avg

وظيفة الدالة rank.avg

وهى تشبه إلى حد كبير الدالة rank فهي تقوم بإرجاع رتبة رقم بالنسبة إلى مجموعة أرقام فى قائمة .ولعل الاختلاف الوحيد بينهم أنه  عند وجود أكثر من قيمة تحمل الرتبة نفسها، يتم إرجاع متوسط الرتبة.وليس كما فى الدالة rank .

بناء الدالة rank.avg

RANK.avg(number,ref,[order])‎

number: هو الرقم الذى نريد إيجاب رتبته بالنسبة لمجموعة الأرقام

ref: هو نطاق الأرقام الذى نريد إيجاد رتبة الرقم Number بالنسبة له.ويتم تجاهل القيم غير الرقمية.

order: وهو اختياري أما أن يأخذ الرقم 0 أو إذا كان محذوفاً ومعناه أن ترتيب الارقام يكون تنازلياً أى من الأكبر إلى الأصغر

 أو يأخذ رقم غير 0 معناه أن ترتيب الارقام يكون تصاعدياً أى من الأصغر إلى الأكبر.

مثال:-

مثال يوضح الفرق بين  الدالة rank.avg والدالة rank

تعمل الدالة rank فى حالة تساوي رقمين على إعطاءهم نفس الرتبة الأول وتتأثر باقى الأرقام بهذا الترتيب فمثلا لو تساوى أعلى رقمين وكان الترتيب تنازليا يتم إعطاءهم نفس الرتبة 1 والرقم الذى يليهم سيأخذ الرتبة 3 ولن يتم أخذ الرتبة 2 لأى رقم 

أما الدالة rank.avg فستعمل فى حالة تساوى رقمين على إعطائهم متوسط الرتبة فمثلا لو كان أول رقمين لهم نفس القيمة سيأخذ كلا الرقمين الرتبة 1.5 (1+2)/2  والرقم التالي سيأخذ الرتبة 3

الدرس 81 (شرح دالة الترتيب Rank) فى الاكسل Excel

وصف الدالة Rank

ترجع هذه الدالة مرتبة رقم فى مجموعة من الأرقام ، وعند وجود أكثر من قيمة تحمل نفس الرتبة يتم إرجاع متوسط الرتبة.

بناء الدالة Rank

RANK(number,ref,[order])‎
number: هو الرقم الذى نريد إيجاب رتبته بالنسبة لمجموعة الأرقام
ref: هو نطاق الأرقام الذى نريد إيجاد رتبة الرقم Number بالنسبة له.ويتم تجاهل القيم غير الرقمية.
order: وهو اختياري أما أن يأخذ الرقم 0 أو إذا كان محذوفاً ومعناه أن ترتيب الارقام يكون تنازلياً أى من الأكبر إلى الأصغر
 أو يأخذ رقم غير 0 معناه أن ترتيب الارقام يكون تصاعدياً أى من الأصغر إلى الأكبر.
مثال:-

ملحوظة هامة

 تم استبدال دالة Rank   بدوال جديدة فى الاكسل وذلك لأداء بدقة أفضل، حيث لا تتوفر الدالة rank في الإصدارات الحديثة فى الاكسل excel
والدوال التى تم استبدال الدالة Rank بها هما دالتى

RANK.EQ ()

   والدالةrank.eq  تشبه فى عملها دالة rank ولعل الاختلاف الوحيد هو أن الدالة rank اصبحت غير مستخدمة فى الإصدارات الحديثة من الاكسل بدءا والدالة rank.eq ظهرت منذ إصدار عام 2010 فإذا كنت تستخدم هذا الإصدار أو ما يليه فيفضل استخدام الدالة rank.eq

أما إذ1 كنت تستخدم إصدارة اكسل قبل عام 2010 فيفضل استخدام دالة rank

RANK.AVG ()

وهذان الدالتان تأخذان نفس الوسائط Number  -ref-order وسيتم تناول هذه الدالة  بالشرح ان شاء الله تعالى فيما بعد

الدرس 80 (مراجعة التعليقات preview comments وطباعتها print comments) في الاكسل Excel

مراجعة كافة التعليقات فى الاكسل Excel

لمراجعة كافة التعليقات فى برنامج الاكسل Excel اتبع الخطوات الآتية:-
1- قم بوضع المؤشر فى أول خلية فى الاكسل Excel تحتوي على تعليق
2- من التبويب Preview اضغط على رمز التالي Next الموجود ضمن المجموعة comments
3- استمر فى الضغط على Next حتى الانتهاء من مراجعة كافة التعليقات ويمكن عكس الترتيب بالضغط على Previous
4- عند الوصول إلى التعليق الأخير ثم الضغط على Next تلاحظ ظهور رسالة تخبرك بأنك قد وصلت إلى اخر تعليق.

طباعة التعليقات فى الاكسل print comments in excel

فى الوضع الافتراضي تلاحظ أنه عند الضغط على معاينة الطباعة Ctrl+F2 تلاحظ عدم ظهور التعليقات فى الطباعة
ويوجد خياران لطباعة التعليقات فى الاكسل
ولرؤية الخياران اذهب إلى التبويب page layout ومنها اضغط على السهم الصغير الموجود بجوار pagesetup فتلاحظ ظهور نافذة صغيرة اختر منها التبويب sheet تلاحظ وجود الأمر comments وبجواره الخيارات والخيارا الافتراضي هو None ومعناه عدم ظهور التعليقات فى الطباعة

الخيار الثانى : هو at the end of sheet ومعناه ظهور التعليقات فى صفحة أو صفحات منفصلة فى اخر الشيت فى  الاكسل
الخيار الثالث: as displayed on sheet ومعناه ظهور التعليقات كما تظهر فى صفحة الاكسل فإذا قمت بإظهار تعليق أو اكثر فى شيت الاكسل فإن التعليقات التى قمت بعمل إظهار لها هى التى ستظهر فى الاكسل.