بدء الترقيم التلقائي من رقم معين فى الاكسس MS access

كيفية بدء الترقيم التلقائي auto numbering من رقم معين فى برنامج الاكسس MS access
يوجد أكثر من طريقة لبدء الترقيم التلقائي فى برنامج الاكسس MS access من رقم معين وسنقوم بتوضيح هذه الطرق من خلال المثال التالي:-

لدينا في قاعدة البيانات هذه جدول واحد فقط هو جدول table1 وهذا الجدول كما هو موضح بالمثال يتكون من حقلين فقط هما حقل ID ونوع البيانات به autoNumber والحقل الثاني fname ونوع البيانات به هو short text

نلاحظ انه ادخال بيانات في هذا الجدول أنه يتم ترقيم البيانات تلقائيا بداية من الرقم 1 وكل سجل يزيد رقمه عن السجل السابق له برقم 1 فقط فالسجل الثاني له رقم 2 والسجل الثالث له رقم 3 وهكذا

ونحن هنا في هذا الدرس نريد ان يتم الترقيم التلقائي بداية من رقم معين وليكن 100 لذا نحدد هذه السجلات ونقوم بحذفها لترقيم الجدول بداية من الرقم الذى نريده وليس من رقم 1

الطريقة الأولى:

عن طريق استعلام الحاق append query

من التبويب create نقوم بإنشاء استعلام في وضع التصميم query design كما هو موضح بالسهم

ثم نختر نوع الاستعلام ونختر هنا نوع الحاق append ومن المربع الحواري append  ومن الامر append to نختر الجدول الذى نريد أن يتم الالحاق له فنختر من tablename الجدول الذى نريد ان يتم الالحاق له ثم ok

ومن append to نختر الحقل الذى نريد ان يتم الالحاق له وهو حقل ID ومن filed نكتب الرقم الذى نريد ان يتم الترقيم التلقائي من عنده فإذا كنا نريد ان تتم عملية الترقيم التلقائي من رقم 100 نكتب في حقل filed رقم 100 كما هو موضح بالشكل

نلاحظ ان الترقيم التلقائي يبدأ من رقم 100 كما هو موضح.

الطريقة الثانية 

عن طريق لغة SQL

وتوجد طريقة أخرى لبدء الترقيم التلقائي من رقم معين ..نقوم من التبويب Design بإنشاء استعلام في وضع التصميم Design view ومن view نختر SQL ثم نكتب امر SQL  الاتي

alter table[table1]

alter column [id]counter(7000,1)

حيث table1 اسم الجدول

Id هو اسم الحقل الذى نريد ان يبدأ الترقيم به من رقم معين

7000 هو بداية الترقيم الذى نريده

1 هو معدل الزيادة التي نريدها في كل سجل عن السجل السابق حيث السجل الأول 7000 والسجل الثاني هو 7001 والسجل الثالث له رقم 7002

 نلاحظ ان بداية الترقيم في حقل Id في جدول table1 هو 7000 وان معدل الزيادة في كل سجل هو رقم واحد فقط ( 1 )

أما إذا أردنا أن تكون عملية الزيادة في العد هي 3 بحيث كل سجل يزيد عن السجل السابق بثلاثة أرقام فنقوم بوضع الرقم 3 مكان الرقم 1 في هذه المعادلة

alter table[table1]

alter column [id]counter(7000,3)

نلاحظ ان الترقيم بدأ من رقم 7000 وأن كل سجل يزيد عن السجل السابق بثلاثة ارقام فيكون الترقيم في السجلات هو      7000   -     7003 -   7006 كما هو موضح بالشكل 

شرح دالة DMax ودالة DMin في الاكسس ms access

دالة DMax

وظيفة الدالة DMax:

تستخدم لارجاع أعلى قيمة فى عمود معين فى جدول معين بناء على شرط أو اكثر

بناء الدالة DMax:

Dmax(expr , domain , [creteria])

حيث

expr: مطلوب وهو الحقل الذى تريد العثور فيه على أعلى قيمة

domain: مطلوب وهو الجدول أو الاستعلام الذى يوجد به الحقل الذى نبحث بداخله عن أعلى قيمة.

criteria: اختياري وهو الشرط أو المعيار الذى نبحث على أساسه عن أعلى قيمة

دالة DMin

وظيفة الدالة DMin:

تستخدم لارجاع ادنى قيمة فى عمود معين فى جدول معين بناء على شرط أو اكثر

بناء الدالة DMin:

DMin(expr , domain , [creteria])

حيث
expr: مطلوب وهو الحقل الذى تريد العثور فيه على أقل قيمة
domain: مطلوب وهو الجدول أو الاستعلام الذى يوجد به الحقل الذى نبحث بداخله عن أقل قيمة.
criteria: اختياري وهو الشرط أو المعيار الذى نبحث على أساسه عن أقل قيمة

أمثلة توضيحية

لدينا في قاعدة البيانات هذه جدول واحد فقط هو جدول مرتبات الموظفين  empsalaryوهذا الجدول به أسماء الموظفين ومرتباتهم ونوع الوظيفة.

ولمعرفة أعلى مرتب في الجدول قمنا بإنشاء نموذج فارغ في وضع التصميم ووضعنا به مربع نص غير مرتبط من التبويب design ثم من control source نقوم بكتابة الدالة DMax

نقوم بفتح expression builder أو منشيء التعبيرات ثم من خلاله نقوم بكتابة الدالة Dmax من غير شروط كما هو موضح بالمثال فلمعرفة أعلى مرتب في جدول المرتبات 

=DMax("[salaly]";"[empsalary]")

عند عرض النموذج في وضع التصميم نلاحظ ظهور مربع النص وبه أعلى مرتب في جدول المرتبات  كما هو موضح بالمثال

وبنفس الخطوات يمكن إيجاد اقل مرتب من بين المرتبات الموجودة في جدول المرتبات باستخدام الدالة Dmin كما هو موضح بالمثال حيث يمكن إيجاد اقل مرتب في جدول المرتبات

=DMin("[salaly]";"[empsalary]")  

ويمكن إيجاد أعلى مرتب للموظف الذي يعمل بوظيفة معينة فمثلا لإيجاد أعلى مرتب للموظف الذى يعمل بوظيفة محاسب نقوم بكتابة

job=‘محاسب’

حيث job اسم حقل الوظائف ..ونلاحظ وضع علامة اقتباس مفردة  ‘ بين اسم الوظيفة كما هو موضح بالمثال علاوة على علامتي الاقتباس المزدوجة الموجودة بالفعل من قبل.

وعند الانتقال إلى وضع form view نلاحظ أنه تم عرض أعلى مرتب للموظف الذى يقوم بوظيفة محاسب

 وبنفس الخطوات يمكن إيجاد اقل مرتب من بين المرتبات الموجودة في جدول المرتبات باستخدام الدالة Dmin كما هو موضح بالمثال حيث يمكن إيجاد اقل مرتب في جدول المرتبات 

=DMin("[salaly]";"[empsalary]“;”[job]=‘سكرتيرة'”)  

وعند الانتقال إلى وضع العرض form view يظهر أقل مرتب لوظيفة السكرتيرة كما هو موضح بالمثال.

ولكن عند الرغبة في كتابة الوظيفة التي نريد معرفة أعلى أو أقل مرتب لها نقوم بوضع مربع نص text box ونقوم بتسمية مربع النص وليكن txtjob كما هو موضح بالمثال.

ثم نكتب الدالة dmax ولكن بدلا من كتابة الوظيفة نكتب مربع النص الذى سنكتب فيه اسم الوظيفة

=DMax("[salaly]";"[empsalary]";"[job]=txtjob")

حيث textjob مربع النص الذى سنكتب فيه الوظيفة التي ستكون الشرط أو المعيار

ملحوظة هامة: حتى يمكن تحديث قيمة المعادلة بناء على ما يتم كتابته داخل مربع النص

نضغط على مربع النص ثم من خلال الحدث event  نختر afterupdate

ثم نختر requery وفى خانة control name نكتب اسم الحقل txtjob

نلاحظ انه يتم تلقائيا تغيير قيمة اعلى مرتب بناء على تغير الوظيفة التي نقوم بكتابتها في مربع الوظيفة كما هو موضح بالمثال.

شرح دالة DCOUNT في برنامج Ms access ميكروسوفت اكسس

وظيفة دالة DCOUNT

تقوم دالة Dcount بتعداد عدد الخلايا الموجودة فى جدول أو استعلام معين والتى تتطابق مع الشروط التى نريدها (خاصية الشروط اختيارية ومن ثم فيمكن للدالة تعداد جميع خلايا حقل معين )

بناء الدالة DCOUNT

DCount ( expression , domain , [criteria] )

expression = الحقل الذى نريد حساب عدد السجلات الخاصة به.

domain=  اسم الجدول او الاستعلام 

 Criteria = الشرط او المعيار وهو اختياري

ملحوظة:

• إذا كنت تريد ببساطه حساب كل السجلات في المجال domain دون تحديد اي شروط أو معايير فاستخدم الدالة count .
• لا تحسب الدالة DCount السجلات التي تحتوي علي قيم خاليه في الحقل المشار اليه بواسطة expression 
• لجعل الدالة Dcount تقوم بحساب السجلات الفارغة وعدها نقوم باستخدام حرف البدل علامة النجمة (*)
• يمكن وضع اسم الجدول أو الحقل داخل اقواس مضلعة أو بدونها 

مثال :

لدينا في قاعدة البيانات هذه جدول واحد فقط هو جدول الطلاب students وكما هو موضح بالشكل به عدد 10 سجلات فقط. وسوف نستخدم هذا الجدول لاجراء بعض وظائف الدالة dcount عليه

نقوم بإنشاء نموذج form في وضع التصميم form design وذلك لاستخدامه في عمل الاحصائيات التي نحتاجها في قاعدة البيانات . ونلاحظ أن هذا النموذج form غير مرتبط بأى جدول او استعلام

ثم نقوم من التبويب design بالضغط على textbox وذلك لادراج مربع نص ووضعه في النموذج

نضغط على مربع النص ثم من Property sheet ومن التبويب Data نضغط على ... الثلاث نقاط الموجودة بجوار control source لنفتح expression builder ثم نكتب الدالة count بلا أي شروط كما هو موضح وذلك لمعرفة جميع أعداد الطلاب الموجودين بجدول students ,نلاحظ أننا قمنا باختيار الحقل id هنا ويمكن اختيار أي حقل آخر لا يحتوي على قيم فارغة.

نلاحظ عند الانتقال إلى وضع form view انه تم حساب عدد الطلاب كما هو موضح.

ملاحظة هامة: يمكن استخدام رمز النجمة (*) كما هو موضح بدلا من حقل Id لمعرفة اجمالى أعداد الطلاب بالجدول.

أما إذا أردنا معرفة عدد الطلاب الحاصلين على مجموع درجات أعلى من 90 درجة فيجب هنا استخدام الشروط أو المعايير

ونلاحظ هنا أن المعيار هو totalscore=90 حيث totalscoreاسم الحقل الذى به الدرجات 

فنلاحظ أنه تم حساب عدد الطلاب الذين لهم المجموع =90 وهم عدد 2طالب

هنا نريد أن يتم حساب أعداد الطلاب الحاصلين على مجموع معين وهذا المجموع يعتمد على ما يتم إدخاله من قبل المستخدم في مربع النص ..لذا نقوم أولاً بتسمية مربع النص وهنا قمنا بتسميته باسم degree

ومن data نفتح expression builder ثم نقوم بكتابة المعادلة ونلاحظ في هذه المعادلة أن totalscore وهو الحقل الموجود به الدرجات يساوى مربع النص degrees

فعندما قمنا بإدخال مجموع معين وليكن 80 قامت دالة dcount بحساب عدد الطلاب الحاصلين على هذا المجموع وهو 3طلاب

لابد من عمل تحديث او refresh حتى يتم اظهار العدد في كل مرة نقوم فيها بتغيير المجموع الذى نقوم بادخاله لذا نقوم بعمل ماكرو يعمل after update

نعمل requey  لمربع النص degree

فى حالة ان الشرط يكون نص وليس رقم 

في الأمثلة السابقة قمنا بعمل حساب عدد متغيرات رقمية أما إذا أردنا بعمل حساب لعدد متغير نصى فنقوم بوضع علامة اقتباس مفردة ‘ قبل النص وبعده

 

نلاحظ هنا اننا قمنا بوضع علامة اقتباس مفردة بين اسم المتغير الشرطي النصى وهو الجيزة

‘الجيزة’ فقمنا بوضعها بين علامتى اقتباس مفردة هكذا

تم حساب عدد الطلاب المقيمين بالجيزة وظهر عددهم يساوى 4 طلاب

فى حالة القائمة المنسدلة

في هذا المثال لدينا قائمة منسدلة تحتوى على نوع الطلاب سواء ذكر او انثى ونريد معرفة أعداد الطلاب طبقا للنوع .

نقوم بإعادة تسمية القائمة المنسدلة وليكن اسمها stgender

نلاحظ هنا ان حقل gender=stgender حيث ان حقل gender هو الحقل الذى يحتوى على النوع في جدول الطلاب students

عند اختيار نوع  الطلاب من القائمة المنسدلة ذكر نلاحظ أن أعداد الطلاب يساوى 6

لا تنسى عمل ماكرو بعد التحديث كما سبق الحديث عنه

نعمل requery  للقائمة المنسدلة stgender

 فى حالة حقل التاريخ

في حالة حقل التاريخ date يتم وضع التاريخ بين علامتي #  كما هو موضح بالمثال