شرح دالة subtotal واستخدامها في الاكسل Excel لمعالجة أخطاء دالة sum

 عند القيام بعمليات الجمع في الاكسل Excel نستخدم الدالة sum ولكن من عيوب الدالة sum أنها لا تتجاهل الصفوف المخفية عند استخدام الفلاتر filters أو التصفية.

في هذا المثال لدينا عدد من مبيعات لبعض العملاء وقمنا بجمع هذه المبيعات باستخدام دالة sum فكان إجمالي المبيعات هو 54040كما هو موضح بالمثال

والآن نقوم بعمل فلتر من التبويب Home ومن المجموعة editing نضغط على sort&filter ومنها نختر filter

ثم من خلال الفلتر نقوم بإزالة التحديد من على اختيار الكل select all ونقوم باختيار أي عميل لمعرفة مجموع مبيعاته كما هو موضح بالشكل ثم نضغط ok

نلاحظ ان العميل على أحمد حجم مبيعاته كما ظاهر عبارة عن 1000+3500 فيكون المجموع هو 4500 ولكن على الرغم من ذلك فإن المجموع sum الموجود في الإجمالي لم يتغير ولم يتم تجاهل الصفوف المخفية مما يؤدي إلى حدوث أخطاء في الحسابات كما هو واضح.

ولمعالجة أخطاء دالة sum التي لا تتجاهل الصفوف المخفية ظهرت الحاجة إلى استخدام دالة subtotal والتي تتجاهل الصفوف المخفية وطريقة استخدامها هو أننا نكتب علامة = ثم اسم الدالة subtotal ثم نفتح القوس فتظهر لنا قائمة الدوال التي تتعامل معها الدالة وهنا نرى أن الدالة تتعامل مع عدد ضخم من الدوال مثل دالة المتوسط الحسابي average ودالة العدد count وغيرها من الدوال وهنا في هذا المثال نحتاج إلى استخدام دالة الجمع sum فنلاحظ ان دالة الجمع sum  لها الرقم 9 فإما أن نكتب 9 أو نضغط double click على دالة sum فيقوم البرنامج تلقائيا بإضافة رقم 9.

=subtotal(9;

ثم بعد ذلك نقوم بعمل فاصلة أو فاصلة منقوطة حسب نوع الفواصل التي تستخدمها في إعداداتك ثم نضع المدى المراد جمعه وهنا نقوم بالجمع في نطاق الخلايا C4:C16 ثم نغلق القوس

=subtotal(9;c4:c16)

ثم بعد ذلك نقوم بعمل تصفية أو فلتر filter على أحد العملاء وليكن العميل على احمد فنلاحظ أن اجمالي مبيعاته تم حسابه بطريقة صحيحه كما هو موضح بالمثال

طريقة نسخ البيانات بدون تكرار في الاكسل Copy data without duplication in Excel

 نحتاج في كثير من الأحيان إلى نسخ السجلات الفريدة unique records في الاكسل بدون تكرار وفي هذا الدرس سنتناول طريقة عمل هذا الإجراء.

في هذا المثال لدينا العديد من الطلاب ملتحقين ببعض المدارس ونريد نسخ المدارس التي التحق بها هؤلاء الطلاب وكما هو موضح فإن بعض المدارس مكررة حيث ألتحق بعض الطلاب بنفس المدرسة ولكننا نريد نسخ بيانات المدارس بدون تكرار

من التبويب Data ومن المجموعة filter نضغط على advanced وذلك لفتخ خيارات الفلاتر والتصفية المتقدمة

من نافذة advanced filter نضغط على خيار copy to another location وذلك لنسخ البيانات إلى مكان آخر.

ونختر خيار unique records only وذلك لنسخ السجلات الفريدة فقط ومنع نسخ السجلات المكررة.

ومن List range نقوم بتحديد المدى الذي نريد نسخه وهنا نحدد نطاق الخلايا ونؤكد على ضرورة تحديد خلية العنوان من ضمن نطاق الخلايا التي نقوم بتحديدها فهنا نقوم بتحديد نطاق البيانات من D3 وهي الخلية التي بها عنوان العمود الذي نريد نسخ بياناته حتى D13

ومن copy to نحدد المكان أو العمود أو نطاق الخلايا الذي نريد نسخ البيانات فيه وهنا نختار العمود من O2 حتى O14 ثم نضغط Ok

نلاحظ أنه تم نسخ بيانات المدارس في المكان المحدد بدون تكرار كما هو موضح في المثال