شرح دالة subtotal واستخدامها في الاكسل Excel لمعالجة أخطاء دالة sum

 عند القيام بعمليات الجمع في الاكسل Excel نستخدم الدالة sum ولكن من عيوب الدالة sum أنها لا تتجاهل الصفوف المخفية عند استخدام الفلاتر filters أو التصفية.

في هذا المثال لدينا عدد من مبيعات لبعض العملاء وقمنا بجمع هذه المبيعات باستخدام دالة sum فكان إجمالي المبيعات هو 54040كما هو موضح بالمثال

والآن نقوم بعمل فلتر من التبويب Home ومن المجموعة editing نضغط على sort&filter ومنها نختر filter

ثم من خلال الفلتر نقوم بإزالة التحديد من على اختيار الكل select all ونقوم باختيار أي عميل لمعرفة مجموع مبيعاته كما هو موضح بالشكل ثم نضغط ok

نلاحظ ان العميل على أحمد حجم مبيعاته كما ظاهر عبارة عن 1000+3500 فيكون المجموع هو 4500 ولكن على الرغم من ذلك فإن المجموع sum الموجود في الإجمالي لم يتغير ولم يتم تجاهل الصفوف المخفية مما يؤدي إلى حدوث أخطاء في الحسابات كما هو واضح.

ولمعالجة أخطاء دالة sum التي لا تتجاهل الصفوف المخفية ظهرت الحاجة إلى استخدام دالة subtotal والتي تتجاهل الصفوف المخفية وطريقة استخدامها هو أننا نكتب علامة = ثم اسم الدالة subtotal ثم نفتح القوس فتظهر لنا قائمة الدوال التي تتعامل معها الدالة وهنا نرى أن الدالة تتعامل مع عدد ضخم من الدوال مثل دالة المتوسط الحسابي average ودالة العدد count وغيرها من الدوال وهنا في هذا المثال نحتاج إلى استخدام دالة الجمع sum فنلاحظ ان دالة الجمع sum  لها الرقم 9 فإما أن نكتب 9 أو نضغط double click على دالة sum فيقوم البرنامج تلقائيا بإضافة رقم 9.

=subtotal(9;

ثم بعد ذلك نقوم بعمل فاصلة أو فاصلة منقوطة حسب نوع الفواصل التي تستخدمها في إعداداتك ثم نضع المدى المراد جمعه وهنا نقوم بالجمع في نطاق الخلايا C4:C16 ثم نغلق القوس

=subtotal(9;c4:c16)

ثم بعد ذلك نقوم بعمل تصفية أو فلتر filter على أحد العملاء وليكن العميل على احمد فنلاحظ أن اجمالي مبيعاته تم حسابه بطريقة صحيحه كما هو موضح بالمثال

طريقة نسخ البيانات بدون تكرار في الاكسل Copy data without duplication in Excel

 نحتاج في كثير من الأحيان إلى نسخ السجلات الفريدة unique records في الاكسل بدون تكرار وفي هذا الدرس سنتناول طريقة عمل هذا الإجراء.

في هذا المثال لدينا العديد من الطلاب ملتحقين ببعض المدارس ونريد نسخ المدارس التي التحق بها هؤلاء الطلاب وكما هو موضح فإن بعض المدارس مكررة حيث ألتحق بعض الطلاب بنفس المدرسة ولكننا نريد نسخ بيانات المدارس بدون تكرار

من التبويب Data ومن المجموعة filter نضغط على advanced وذلك لفتخ خيارات الفلاتر والتصفية المتقدمة

من نافذة advanced filter نضغط على خيار copy to another location وذلك لنسخ البيانات إلى مكان آخر.

ونختر خيار unique records only وذلك لنسخ السجلات الفريدة فقط ومنع نسخ السجلات المكررة.

ومن List range نقوم بتحديد المدى الذي نريد نسخه وهنا نحدد نطاق الخلايا ونؤكد على ضرورة تحديد خلية العنوان من ضمن نطاق الخلايا التي نقوم بتحديدها فهنا نقوم بتحديد نطاق البيانات من D3 وهي الخلية التي بها عنوان العمود الذي نريد نسخ بياناته حتى D13

ومن copy to نحدد المكان أو العمود أو نطاق الخلايا الذي نريد نسخ البيانات فيه وهنا نختار العمود من O2 حتى O14 ثم نضغط Ok

نلاحظ أنه تم نسخ بيانات المدارس في المكان المحدد بدون تكرار كما هو موضح في المثال 

طريقة كتابة الأحرف غير الموجودة على لوحة المفاتيح keyboard في برنامج الوورد Microsoft word مثل حروف (چ، گ، پ، ڨ).

 هناك عدد من الحروف العربية المشتقة والتي تستخدم للإشارة إلى أصوات غريبة عن اللغة العربية وهي عبارة عن حروف عربية غير رسمية؛ ولكننا قد نحتاج إليها أحيانا عن الرغبة في الحصول على أصوات غير موجودة باللغة العربية مثل حروف (چ، گ، پ، ڨ).

ولكتابة هذه الحروف توجد طريقتان 

الطريقة الأولى: باستخدم زر Alt من لوحة المفاتيح

لكتابة حرف (چ) فعلينا أن نضغظ على الزر Alt ونستمر بالضغط عليه ومع الاستمرار بالضغط نكتب من لوحة الأرقام 0141 (يجب أن تبدأ صفر واحد أربعة واحد) تكتب الأرقام، ترفع يدك عن الزر، وبعد أن ترفع يدك سيظهر لك الحرف (چ) دون الأرقام.

لكتابة الحرف (گ) فعليك أن تضغط على الزر Alt ومع الاستمرار بالضغط تكتب من لوحة الأرقام 0144 (يجب أن تبدأ صفر واحد أربعة أربعة)، وبعد أن ترفع يدك عن الزر Alt سيظهر لك الحرف (گ) دون أرقام.

لكتابة الحرف (پ) فعليك أن تستمر بالضغط على الزر Alt وتكتب 0129 (يجب أن تبدأ صفر واحد اثنان تسعة) ثم ترفع الضغط عن الزر Alt فيكون عندك الحرف (پ).

لكتابة الحرف (ڤ) فعليك أن تستمر بالضغط على الزر Alt وتكتب 1704 (يجب أن تبدأ واحد سبعة صفر أربعة) ثم ترفع الضغط عن الزر Alt فيكون عندك الحرف (ڤ).

الطريقة الثانية: عن طريق استخدام الأمر إدراج في برنامج الوورد.

وذلك باتباع الخطوات الآتية:

لإدراج رمز في برنامج الوورد Microsoft word يمكن عن طريق التبويب إدراج ثم نختر رمز ومنها نضغط على المزيد من الرموز

نلاحظ ان جميع الحروف المشتقة مثل حرف چ موجودة وغيرها فنضغط على الحرف الذي نريد ادراجه لتحديده ثم نضغط على إدراج لإدراجه في برنامج الوورد Microsoft word

كما يمكن لتسهيل استخدام الحرف اكثر من مرة بسهولة استخدام خيار التصحيح التلقائي من خلال تحديد الحرف الذي نريده ثم نضغط على تصحيح تلقائي .

كما يمكن كتابة هذه الحروف عن طريق ادراج الرموز (وهي الطريقة الأسهل وخاصة عند استخدام خاصية التصحيح التلقائي معها).

لإدراج رمز في برنامج الوورد Microsoft word يمكن عن طريق التبويب إدراج ثم نختر رمز ومنها نضغط على المزيد من الرموز

كما يمكن لتسهيل استخدام الحرف اكثر من مرة بسهولة استخدام خيار التصحيح التلقائي من خلال تحديد الحرف الذي نريده ثم نضغط على تصحيح تلقائي .

إنشاء check box في جدول في برنامج الاكسس Micrso

 من أنواع البيانات التي يمكن إنشاءها عن طريق برنامج الاكسيس Microsoft access هي نوع البيانات Yes/No وذلك عن طريق إنشاء check box مربع اختياري يمكن بالضغط عليه تحديد الاختيار وبالضغط عليه مرة أخرى إزالة هذا الاختيار.

ولإنشاء مربع check box نتبع الخطوات الآتية:

نقوم بإنشاء جدول الطلاب ونقوم بتسميته students ونقوم بإنشاء حقل في هذا الجدول يكون مسئول عن حضور الطلاب present ونوع البيانات به يكون yes في حالة حضور الطالب وNo في حالة غياب الطالب

نلاحظ انه في خصائص الحقل حضور الطلاب present ان القيمة الافتراضية هي No أي القيمة الافتراضية لهذا الحقل هو ان الطالب يكون غائب No وبالطبع يمكن تغيير هذه القيمة الافتراضية من No إلى Yes

ولحل تلك المشكلة نتبع الخطوات الآتية:

ثم نقوم بإنشاء نموذج مبنى على هذا الجدول كما هو موضح شكل النموذج في وضع التصميم Design view

ومن خصائص النموذج نقوم بفتح التبويب Data ومنه نختر enabled No وذلك حتى لا يتمكن أي شخص من التعديل على قيم رقم العضو حيث سيتم إنشاء رقم العضو تلقائيا من خلال الدالة Dmax

ونضغط على حقل رقم العضو cid ومن خلال خصائص الحقل من التبويب Data ومن خاصية القيمة الافتراضية Default value نكتب الدالة dmax

ونكتب الدالة كما هو موضح بالشكل حيث نكتب dmax  ثم اسم الحقل الذي نريد أكبر قيمة به وهو حقل cid حقل رقم العضو وهذا الحقل موجود في جدول cmembers ثم نغلق القوس ونضيف واحد عليه +1

ونلاحظ أن الحقل الأول في النموذج تكون قيمته Null مما يجعلنا نستخدم دالة Nz مع الدالة Dmax حيث أن وظيفة الدالة Nz تقوم بإرجاع قيمة صفرية في حالة وجود القيمة Null  للحقل ومعنى الدالة Nz الأن أنه إذا وجدت قيمة الحقل تساوى Null اجعل قيمته 1 وغير ذلك هات اكبر قيمة للحقل واجمع عليها رقم 1 مما يجعل الترقيم التلقائي في النموذج يسير بشكل تلقائي 

نلاحظ أنه تم عمل ترقيم تلقائي للنموذج كما هو موضح بالشكل، وكلما ضعت على زر التالي لإنشاء سجل جديد يتم زيادة الترقيم التقائي