الدالة trim واستخدامها فى إزالة المسافات الزائدة فى برنامج الاكسل Excel

هذا الدرس من الدروس البسيطة والمفيدة على حد سواء فعند ادخال البيانات فى الاكسل وخاصة أسماء الأشخاص قد نخطئ فى الكثير من الأحيان ونقوم بإدخال اكثر من مسافة بين الاسم واسم الاب أو اسم الجد، مما يتسبب فى العديد من المشكلات عند البحث عن الاسم ، وتكون المشكلة أكبر عند التعامل مع الأرقام حيث أن وجود مسافات بين الأرقام يعطى نتائج كارثية لذا كان لابد من تصحيح مثل هذه الأخطاء وكان الحل فى استخدام الدالة Trim 

وصف الدالة Trim

تقوم بإزالة المسافات الزائدة والابقاء على مسافة واحدة فقط بين الكلمات وبعضها البعض.

بناء الدالة 

Trim(text)

 مطلوبة وهو النص الذى نريد حذف المسافات الزائدة منهtext

مثال:-

نلاحظ أنه في عمود الاسم وجود مسافتين بين كلمة "محمد" وكلمة "عبدالعزيز" وكذلك في الصف الثانى نلاحظ وجود أكثر من مسافة بين اسم "ربيع" واسم "علي" وهكذا باقى الأسماء ولإزالة المسافات الزائدة نقوم باستخدام الدالة trim ونقف في خلية فارغة

في هذه الخلية نكتب =trim() وذلك لإزالة المسافات الزائدة الموجودة في عمود الاسم

ونشير إلى الخلية التي نريد إزالة المسافات الزائدة منها أو نكتب اسم الخلية مباشرة بين قوسي الدالة مثل =trim(B2) وذلك لإزالة المسافات الزائدة الموجودة في عمود الاسم

نلاحظ أنه تم إزالة المسافات الزائدة بين الاسم واسم الأب واسم الجد في جميع صفوف عمود الاسم

حذف جميع المسافات وعدم الإبقاء على أى مسافة

في بعض الأحيان نريد إزالة جميع المسافات وعدم الإبقاء على أى مسافة فمثلا نلاحظ أنه في حقل الكود وجود مسافات بين أرقام الكود ونريد إزالة المسافات بين هذه الأرقام بحيث يظهر الكود بدون أي مسافات بين جميع أرقامة ونجرب استخدام الدالة trim في علاج هذه المشكلة ونكتب في خلية فارغة =trim(d2) ونقوم بتطبيق الدالة على هذه الحالة ونلاحظ النتائج

نلاحظ أن الكود لم يتم إزالة المسافات بين ارقامه حيث أن الدالة trim تزيل المسافات الزائدة وتبقى على مسافة واحدة وحيث ان لدينا مسافة واحدة بين أرقام الكود لذا لا تستطيع الدالة trim علاج مثل هذه المشكلة ولذا نلجأ لحل أخر.

نقوم بتحديد جميع بيانات العمود الذى نريد إزالة المسافات بين ارقامه ثم من التبويب وذلك حتى نقوم بإزالة جميع المسافات الموجودة في أرقام هذا العمود.

من التبويب HomeàReplace أو نضغط من لوحة المفاتيح على مفتاحي ctrl+H لإظهار نافذة مربع البحث

في خانة find what نضغط على المسطرة من لوحة المفاتيح لعمل مسافة ومعناها ابحث عن جميع المسافات الموجودة في هذا العمود وفى خانة Replace with لا نكتب أي شيء ومعناه ابحث عن جميع المسافات في عمود الكود وقم باستبدالها  بلا شيء

نلاحظ أنه تم إزالة جميع المسافات الموجودة في عمود الكود وظهور رسالة تخبرنا بأنه تم عمل 5 استبدالات كما هو موضح بالمثلا

طريقة عمل الاستعلام الجدولي crosstab query في برنامج الاكسيس Ms access

تكلمنا فى عدد من الدروس السابقة عن الاستعلامات queries وبعض أنواعها وطريقة إنشاء كل نوع من هذه الاستعلامات واستخدام كل نوع من هذه الأنواع.
ويمكنك مراجعة هذه الدروس بالضغط على الروابط الآتية:-

مقدمة عن الاستعلامات queries وإنشاء استعلام باستخدام المعالج query wizard فى برنامج الاكسيس MS access

انشاء استعلام create query للبحث عن غير المتطابقات unmatched فى الاكسيس MS access

إنشاء استعلام create query للبحث عن القيم المكررة duplicate valuesفي برنامج الاكسيس MS access
استعلام المعلمات (المتغيرات)parameters query في برنامج الاكسيس MS access (الجزء الأول)

استعلام المعلمات (المتغيرات) parameters query والرموز البديلة فى الاكسس MS access (الجزء الثاني)

استعلام تكوين جدول make table query فى الاكسيس MS access

استعلام الحقل المحسوب calculated filed query في الاكسيس MS access

إنشاء استعلام حذف Delete Query وتشغيله فى الاكسيس MS access

استعلام الالحاق append query فى برنامج الاكسيس MS access

إنشاء استعلام تحديث Update query في قواعد البيانات أكسيس Ms access

وفى هذا الدرس سنتناول بالشرح نوع آخر من الاستعلامت وهو crosstab query 
وهذا النوع من الاستعلامات query يقوم بعمل الاجماليات بطريقة تشبه الجداول المحورية فى برنامج الاكسل
ويمكن إنشاء استعلام جدولي crosstab إما عن طريق المعالج crosstab wizard أو عن طريق التصميم  Design view

أولاً: إنشاء الاستعلام الجدولي crosstab query عن طريق المعالج wizard

نتبع الخطوات الآتية:-
لإنشاء الاستعلام الجدولي crosstab query نقوم أولاً بالضغط من التبويب createàquery wizard ثم نختر crosstab query wizard

نختر من view الجداول tables أو الاستعلامات queries أو كلاهما Both وفى هذا المثال نريد عمل استعلامات يعطى عدد معلمى كل مادة في كل مدرسة على حدة لذا نقوم بإنشاء هذا الاستعلام على استعلام اخر اسمه " المدارس والمواد الدراسية"

ثم نختر الحقول التي نريد أن تظهر كصفوف ونختر هنا حقل أسماء المدارس schoolname ثم نضغط على Next

ثم نختر الحقل الذى نريد أن يظهر كعمود column heading ونختر هنا حقل المواد الدراسية subject name ثم نضغط على Next

 ثم نختر الحقل الذى نريد أن تظهر احصائياته في المنتصف وهو هنا أعداد معلمى كل مادة دراسية لذا نختر count ونختر حقل من حقول المعلمين وليكن NationalID ثم نضغط على Next

ثم نقوم بتسمية الاستعلام وليكن اسمه احصائيات المدارس والمواد الدراسية.

نلاحظ أنه تم عرض أسماء المدارس كصفوف وأسماء المواد الدراسية كأعمدة وأمام كل مدرسة تظهر احصائيات وأعداد معلمي كل مادة على حدة كما هو موضح بالمثال

ثانيا إنشاء الاستعلام الجدولي crosstab عن طريق وضع التصميم query design

ولإنشاء استعلام جدولي  crosstabعن طريق عرض التصميم  Design view  نضغط على createàquery design ثم نحدد الجداول أو الاستعلامات التي نريد إنشاء الاستعلام الجدولى على أساسها وهنا نختر استعلام "المدارس والمواد الدراسية" ثم نضيف الحقول التي نريد إنشاء استعلام جدولي على أساسها.

 ثم من التبويب design نضغط على croostab لإنشاء الاستعلام الجدولي فنلاحظ ظهور خانة crosstab المشار إليها بالسهم  الأحمر في هذا المثال .

ثم من أمام خانة crosstab نختر الحقل الذى نريد أن يظهر كصفوف في الاستعلام الجدولي row heading  و الحقل الذى نريد أن يظهر كرؤوس أعمدة  column heading في الاستعلام 

ثم نختر الحقل الذى نريد أن تظهر احصائياته في الخلايا ومن خانة crosstab نختر value ومن خانة total  نختر نوع التجميع وهنا نختر count ليقوم بعمل أعداد المعلمين لكل مادة دراسية في كل مدرسة على حدة

 نلاحظ ظهور أسماء المدارس كصفوف وأسماء المواد الدراسية كأعمدة وأعداد معلمي كل مادة أمام كل مدرسة وأسفل كل مادة دراسية  كما هو موضح بالمثال.

إنشاء جدول المحتويات table of contents أو الفهرس فى برنامج الوورد Microsoft word

في هذا الدرس سنتناول بالشرح طريقة عمل وإنشاء جدول المحتويات table of contents أو الفهرس index فى برنامج الوورد Microsoft word

لدينا هنا موضوع أو بحث عن "مقدمة في الحاسب الآلي" ونريد إنشاء جدول محتويات لهذا البحث ونريد وضع جدول محتويات لهذا البحث سواء في أول صفحة أو في آخر صفحات البحث .

لذا نقوم أولاً بتحديد العناوين الموجودة فى هذه المقالة سواء كانت عناوين رئيسية Heading1 أو عناوين فرعية Heading2أو عناوين فرعية مستوى ثالث Heading3أو رابع وهكذا .

نقوم بتعيين العناوين التي نريد ادراجها في جدول المحتويات وذلك عن طريق تحديد هذه العناوين ثم نقوم بتعيينها عن طريق الضغط على التبويب Homeàheading1 or heading2..etc على حسب العنوان الذى نريد تعيينه سواء عنوان رئيسي أو عنوان فرعي وهكذا

كما يمكن عن تعيين العناوين التي نريد إدراجها في جدول المحتويات بطريقة أخرى وذلك عن طريق تحديد هذه العناوين ثم من التبويب Referencesàadd text àlevel1or level2 or level3  حيث أن level1  يمثل المستوى الأول ويعادل Heading1 وlevel2 يعادل Heading2 وهكذا

كما يمكن تعديل تنسيق العنوان الرئيسي وذلك بتنسيق العنوان الرئيسي حسب ما نريد ثم نضغط كليك يمين على Heading1 ومن القائمة المنسدلة نختر update heading1 to match selection حتى يتم تطبيق هذا التنسق الجديد على جميع العناوين من المستوى heading1

ثم نقوم بتعيين باقى العناوين الرئيسية Heading1 والعناوين الفرعية heading2 كما هو موضح بالمثال

ثم نقف بالمؤشر في صفحة جديدة في أخر المستند-في حالة لو أردنا وضع جدول المحتويات في أخر صفحة في المستند- ثم من التبيوب referencesàtable of contents نختر أي نموذج من نماذج جدول المحتويات

كما يمكن انشاء نموذج مخصص من جدول المحتويات وذلك باختيار custom table of contents

ثم عند تعديل أحد العناوين أو إضافة عنوان جديد أو تعديل مكانه ثم الرغبة في تحديث جدول المحتويات نقوم بتحديد جدول المحتويات ثم نضغط على update table of contents ثم نختر هل نريد تحديث ترقم الصفحات فقط update page number only أو نريد تحديث جدول المحتويات بالكامل عن طريق اختيار update entire table

كما يمكن تحديث جدول المحتويات عن طريق الضغط على التبويب Referncesàupdate table .

ملحوظة:
يمكن عن طريق الضغط على أى عنوان أثناء الضغط على مفتاح Ctrl الانتقال إلى المحتوى الذى به هذا العنوان .

طريقة عمل الاجماليات والتجمعيات aggregate من خلال الاستعلام query عن طريق طريقة التصميم design view في برنامج الاكسيس Ms access

تكلمنا فى عدد من الدروس السابقة عن طريقة عمل الاستعلام query في برنامج الاكسيس Ms access
ويمكنك الرجوع إلى درس طريقة عمل الاستعلام من خلال طريقة عرض التصميم Design view من خلال الضغط على هذا الرابط
  اضغط هنا للرجوع الى الدرس
ويمكنك الرجوع إلى درس طريقة عمل الاستعلام من خلال المعالج wizard من خلال الضغط على هذا الرابط
اضغط هنا للرجوع إلى هذا الدرس

وفي هذا الدرس سنقوم بشرح طريقة عمل الاجماليات والتجميعات aggregate  في برنامج الاكسيس Ms access من خلال طريقة التصميم Design view فى برنامج الاكسيس Ms access

نقوم أولاً بإنشاء استعلام  Query  في وضع التصميم Design view وذلك عن طريق الضغط على الأمر create ثم نقوم بإضافة الجداول وحقول الجداول التي نريد إدخالها في الاستعلام وهنا نريد وضع حقل schoolname من جدول المدارس schools وحقل stagename من جدول stages ثم نضغط على الأمر run  من التبويب design لتشغيل الاستعلام

نلاحظ أنه تم عرض الاستعلام بحيث تظهر المدارس وأمام كل مدرسة المرحلة التعليمية الخاصة بهذه المدرسة (سواء كانت مرحلة ابتدائي أم اعدادي أم ثانوي )

ثم ننتقل مرة أخرى إلى وضع التصميم وذلك عن طريق الضغط السهم الصغير الموجود أسفل الأمر view ثم نختر من القائمة المنسدلة Design view

والأن نريد معرفة عدد المدارس التي تتبع كل مرحلة تعليمية فنريد مثلا معرفة عدد المدارس التي تتبع المرحلة الابتدائية وعدد المدارس التي تتبع المرحلة الإعدادية وعدد المدارس التي تتبع المرحلة الثانوية وهكذا.

فنقوم بالضغط على الأمر totals الموجود ضمن أوامر التبويب Design

فنلاحظ ظهور خانة totals واسقل كل حقل يوجد أمر group By

ولأننا نريد معرفة عدد المدارس التي تتبع كل مرحلة تعليمية لذا فالتجميع يكون هنا على أساس المرحلة التعليمية لذا نترك حقل stagename كما هو GroupBy

أما في حقل schoolname فنختر count لمعرفة عدد المدارس

ثم نضغط على الأمر run

فنلاحظ هنا أنه تم عرض عدد المدارس التي تتبع كل مرحلة كما هو موضح بالمثال 

لأن نريد معرفة كم عدد المعلمين في كل مدرسة ولذا نقوم بإظهار جدول المعلمين ونقوم بإضافة حقل الرقم القومي للمعلمين nationalid ونقوم بعمل تجميع المعلمين على أساس اسم المدرسة schoolname والمرحلة التعليمية stagename ثم نضغط

على الأمر run لتشغيل الاستعلام

نلاحظ أنه تم عرض اسم المرحلة واسم المدرسة وعدد المعلمين بكل مرحلة كما هو موضح بالمثال

ولكن ماذا لو أردنا معرفة إجمالي مجموع أعداد المعلمين الموجودين في كل مرحلة تعليمية على حده؟؟ هنا نقوم بالوقوف على حقل جديد ثم نضغط بالماوس كليك يمين ونختر Build وذلك لإظهار منشيء التعبيرات

نقوم بإنشاء عنوان للحقل ونضع نقطتين فوق بعض ثم نكتب دالة sum وبداخلها حقل أعداد المعلمين sum([countofnationalid]) ونلاحظ أن حقول الاستعلام تظهر فقط عند حفظ الاستعلام مسبقا كما هو موضح ثم نضغط Ok

ومن total نختر expression بدلا من Group BY وذلك لتطبيق المعادلة أو الدالة وفى حالة تشغيل أي دالة يجب اختيار expression ثم نضغط على run لتشغيل الدالة

نلاحظ أن تم تشغيل المعادلة وأمام كل مرحلة يظهر عدد المعلمين الذين يعملون في تلك المرحلة كما هو موضح بالمثال .

شرح دالة switch في برنامج الاكسيس MS access

تحدثنا فى درس سابق عن الدالة الشرطية iif واستخدامتها فى برنامج الاكسيس  ms access ولاحظنا أن دالة iif تستخدم مع شرط واحد واحد وفى حالة تحقق الشرط يكون هناك ناتج محدد وفى حالة عدم تحقق الشرط يكون هناك ناتج اخر.
يمكنك الوصول إلى الدرس السابق ومراجعته عن طريق الضغط على هذا الرابط ..شرح دالة iif فى برنامج الاكسيس
ولكن ماذا لو كان لدينا أكثر من شرط وأردنا اعطاء ناتج لكل شرط من هذه الشروط.
هنا نكون بحاجة إلى دالة أخرى تستطيع التعامل مع شروط متعددة وفى هذه الحالة نلجأ إلى الدالة switch

شكل الدالة

switch (expr1;value1;expr2;value2;...)

مكونات الدالة switch

تتكون الدالة من جزئين 

الجزء الأول : التعبير expr

الجزء الثاني النتيجة  وهو ما سيحدث فى حالة تحقق الشرط أو التعبير المطابق true

مثال على الدالة switch

 إذا كان لدينا مجموعة معلمين ولكل معلم درجة مختلفة ونريد إعطاء حافز مخصص لكل درجة فإذا كانت الدرجة معلم تكون قيمة الحافز 100 وإذا كانت الدرجة معلم أول تكون قيمة الحافز 200 و إذا كانت الدرجة معلم أول أ تكون قيمة الحفز 300 أما إذا كانت الدرجة معلم خبير تكون قيمة الحافز 400

ولإنشاء حقل يمثل الحافزفى هذا الاستعلام 

ننتقل إلى وضع التصميم design view ونقف بالماوس في خانة فارغة ثم نضغط كليك يمين ونختر build لنفتح منشيء التعبيرات expression builder

 نكتب عنوان الحقل وليكن عنوان الحقل الحافز ثم نضغط نقطتين فوق بعض ثم نضغط على الدوال functions ثم نختر الدالة switch ونضغط عليها double click ثم نحذف expr .

التعبير الأول هو أنه إذا كانت درجة الكادر تساوى معلم لذا نضغط على جدول الكادر kader ثم نضغط على اسم الكادر kadname ثم نكتب =“معلم“   ثم نضغط فاصلة منقوطة semi colon ونكتب الناتج وهو 100ويمكن اختبار ناتج الدالة بهذا الشرط الوحيد

 نضغط على Ok لاختبار الدالة switch على هذا الشرط ثم نضغط على view لعرض الاستعلام في وضع datasheet viewكما هو موضح بالسهم أو نضغط على run

نفتح الاستعلام في وضع datasheet view نلاحظ أنه تم إنشاء حقل جديد في هذا الاستعلام عنوان هذا الحقل هو الحافز ثم أمام كل اسم درجته معلم فإن قيمة الحافز هي 100

 نقوم باستكمال إنشاء الدالة كما هو موضح بحيث

إذا كانت الدرجة تساوى معلم تكون قيمة الحافز 100 جنيه وإذا كانت الدرجة معلم أول فإن قيمة الحافز تساوى 200 جنيه وإذا كانت الدرجة معلم أول أ فإن قيمة الحافز تساوى 300 جنيه أما إذا كانت الدرجة معلم خبير فإن قيمة الحفز تساوى 400 جنيه

وفى نهاية الدالة لا ننسى اغلاق قوس نهاية الدالة ثم نضغط على ok ثم نضغط على run لتشغيل الاستعلام كما هو مشار إليه بالسهم

 نلاحظ أن الدالة تعمل بشكل صحيح كما هو موضح بالمثال وقيمة الحافز تختلف باختلاف الدرجة كما شرحنا ذلك من قبل