عمل التجميعات grouping والفرز التصاعدى والتنازلي acceding or descending والاجماليات aggregate على التقارير Reports في برنامج الاكسيس MS access

نحتاج فى العديد من الأحيان إلى عمل تجميعات grouping لعناصر التقارير reports وكذلك ترتيبها سواء تصاعديا أو تنازليا acceding or descending وعمل الاجماليات aggregate
لذا هذا الدرس هو من الدروس الهامة فى برنامج الاكسيس MS access

لعمل التجميعات grouping  والاجماليات aggregate نفتح التقرير Report الذى نريد تطبيق تلك الاعدادات عليه في وضع التخطي Layout view وذلك بالضغط على التبويب Home ثم اختيار layout view

الأن تم فتح التقرير في وضع التخطيط Layout view ولعمل التجميعات grouping  والفرز التصاعدي او التنازلي ascending or descending نضغط من التبويب Design   نضغط على الأمر Group& sort

نلاحظ ظهور مساحة اسفل التقرير Report هذه المساحة يوجد فيها أمر Add a group  لعمل التجميعات, add a sort  لعمل الترتيب التصاعدى أو التنازلي كما هو موضح بالشكل.

لعمل التجميع لهذا التقرير Report على أساس حقل القسم  Secname

نضغط على add a group ومن القائمة المنسدلة نختر  secname

نلاحظ الأن انه تم عمل تجميع للتقرير على أساس حقل القسم secname ويمكن عمل ترتيب لهذا الحقل بحيث يتم عرض أسماء الأقسام مرتبة ترتيبا تصاعديا وذلك باختيار with a on top

كما يمكن إضافة تجميع أخر على أساس حقل آخر مثل حقل الوظيفة sname وذلك باختيار الأمر add a group واختيار الحقل الذى نريد عمل تجميع أخر على اساسه

ويمكن عمل ترتيب للبيانات بحيث يتم عرضها مرتبة طبقا للرقم القومي  وذلك بالضغط على  add a sort ثم اختيار الحقل الذى نريد الترتيب على أساسه ثم نختر نوع الترتيب سواء تصاعديا أو تنازليا

للترتيب التصاعدي نختر from smallest to largest

 ولعمل الترتيب تنازليا نختر from largest to smallest

نلاحظ أنه تم عمل تجميع على أساس القسم secname كما تم ترتيب الأسماء داخل القسم طبقا للرقم القومي ترتيبا تصاعديا من الأصغر إلى الأكبر

كما يمكن عمل الاجماليات وذلك بالضغط على التبويب Design والضغط على الأمر Totals فتظهر العديد من الأوامر التي يمكن تطبيقها على حسب الحاجة مثل أمر الجمع sum والمتوسط الحسابي Average وأمر العد count واعلى قيمة Max وأقل قيمة Min وغير ذلك من الأوامر

ولجمع عدد فصول الصف الأول الثاني نحدد عنوان الحقل " فصول الصف الأول" ثم نختر sum

فنلاحظ أنه تم جمع عدد الفصول الخاصة بالصف الأول كما هو موضح بالشكل

كما يمكن معرفة أعلى عدد لفصول الصف الثاني وذلك بتحديد عنوان حقل " فصول الصف الثاني" ثم من التبويب Design نضغط على الأمر totals ثم نضغط على Max

نلاحظ أنه تم عرض بيانات أعلى عدد لفصول الصف الثاني وهو العدد 10 كما هو موضح بالمثال.

وعند الرغبة في معرفة متوسط عدد طلاب الصف الخامس نضغط على العنوان" طلاب الصف الخامس" لتحديده ثم من التبويب design نختر totals ومنه نختر average

نلاحظ أنه تم عرض متوسط عدد طلاب الصف الخامس الابتدائية وهو 51.677  كما هو موضح بالشكل