طريقة عمل الكروت والبطاقات labels فى الاكسيس MS access

يطلق عليها الكروت أو البطاقات أو العناويين labels .
وهى عبارة عن كرت منفصل يتم عمله لكل سجل من السجلات وهو نوع معين من التقارير Reports وهى عبارة عن بطاقات أو كروت يتم عرضها وطباعتها بحجم معين فى الاكسيس
وهى تشبه إلى حد فى وظيفتها mail merge فى برنامج الوورد Microsoft word
والمثال التالى سنشرح فيها طريقة عمل البطاقات أو الكروت labels فى برنامج الاكسيس Ms access

لإنشاء البطاقات أو الكروت  labelsنحدد الجدول table أو الاستعلام query الذى نريد على أساسه إنشاء تلك البطاقات ثم من التبويب create ومن المجموعة labels نضغط على  labels

تظهر نافذة معالج البطاقات وهذه الشاشة بها العديد من الخيارات فمن dimensions يظهر قياس حجم البطاقة ويمكن اختيار القياس المناسب    ويمكن تبديل القياس بالبوصة باختيار english من unit of measure ويمكن جعل القياس بالمتر باختيار Metric

ومن number of across يمكن معرفة عدد الأعمدة التي ستظهر عند اختيار هذا القياس من حجم البطاقة.

كما يمكن انشاء بطاقة جديدة بالأبعاد التي نريدها والمقاييس التي نرغب بها من الضغط على الأمر customize

ولإنشاء بطاقة جديدة نضغط على الأمر New

من هنا يمكن اختيار الأبعاد والمقاسات التي نريدها واختيار اتجاه الصفحة من orientation ومن Number across يمكن اختيار عدد الأعمدة التي ستظهر بها البطاقات ويمكن كتابة الابعاد التي نريدها سواء للهامش العلوى أو الجانبي والهامش الداخلي وكذلك طول وعرض البطاقة ثم نضغط على Ok

ويمكن تعديل البطاقة من edit وحذفها من delete وعمل نسخة منها من duplicate ثم نضغط على close للرجوع إلى إعدادات إنشاء البطاقة

كما هو ملاحظ عند الرغبة في عرض البطاقات التي تم تخصيصها فقط نفعل الخيار show custom label sizes وبإزالة هذا الخيار تظهر جميع البطاقات الافتراضية التي يقدمها لنا البرنامج ثم نضغط على Next

كما يمكن تنسيق البطاقة باختيار نوع الخط font name وحجم الخط font size واعدادات الخط مثل الخط مائل italic أو سميك bold وكذلك لون الخط font color

بالضغط على السهم يتم إضاقة الحقول التي نرغب في إضافتها إلى البطاقة ويمكن كتابة أي نص في البطاقة ثم بعد ذلك نضغط على الحقول التي نريدها فهنا نكتب السيد/: ثم نضغط على حقل الاسم بحيث يظهر الاسم يسبقه كلمة السيد/ وهكذا..

بعد الانتهاء من إضافة جميع الحقول التي نريدها نضغط على Next للانتقال إلى الشاشة التالية:

يطلب منا معالج البطاقات label wizard اختيار الحقل أو الحقول التي نريد ترتيب البطاقات على أساسها وهنا نختر حقل الاسم ونضغط على السهم العلوى لإضافة هذا الحقل بحيث يتم ترتيب البطاقات طبقا للاسماء ثم ندخل حقل مادة التدريس بحيث لو اتفق اسمان في نفس الاسم يكون الترتيب على أساس مادة التدريس ثم نضغط على التالي Next

ثم يطلب منا المعالج تسمية البطاقات فنختر الاسم المناسب وليكن " كروت المعلمين" ثم نختر الطريقة التي نود بها عرض تقرير البطاقات سواء في وضع معاينة الطباعة page preview  أو في وضع التصميم Design view

عند اختيار وضع معاينة الطباعة تظهر البطاقات كما بهذا الشكل ويظهر اسم الشخص يسبقه كلمة " السيد" التي قمنا باضافتها وغير ذلك من الكلمات التي أضفناها أثناء تصميم الكارت كما تظهر التنسيقات التي اخترناها .

عند الرغبة في تعديل البطاقات يمكن عمل تلك التعديلات في وضع التصميم Design view ونقوم بإضافة عنوان للبطاقة وذلك من التبويب Design  نختر العنوان label من أدوات التحكم ونكتب فيها كرت المعلم

كما يمكن إضافة مربع حول البطاقة وذلك من أدوات التحكم control نضغط على rectangle ثم نسحبه بالماوس ونحدد ابعاده فوق أبعاد البطاقة

شكل المربع بعد وضعه فوق البطاقة في وضع التصميم design view

نقوم بوضع المربع خلف البطاقة وذلك من التبويب arrange واختيار send to back

شكل البطاقات كما يظهر في معاينة الطباعة بعد عمل التعديلات اللازمة واضافة التنسيقات التي قمنا بها.